Profil requis : gestionnaire locatif pour les états des lieux, gestionnaire de charges pour le décompte de sortie. Les écrans se trouvent dans l'application Immo.
Étape 1 · Préparer le modèle d'état des lieux
Ouvrez Immo > Configuration > Modèles d'état des lieux. Un modèle par type d'unité liste les pièces et les éléments à contrôler. Le module livre un modèle « Appartement » à adapter, et le bouton Dupliquer sert pour les immeubles de logements identiques.
Étape 2 · Dresser l'état des lieux d'entrée
Ouvrez Immo > Location > États des lieux et créez-en un, ou utilisez le bouton États des lieux du bail. Choisissez le bail et le type Entrée : les pièces du modèle de l'unité, ses compteurs privés, sa cave et son box se remplissent seuls. L'agent indique l'état de chaque élément, ajoute un commentaire et prend une photo depuis la tablette.
Étape 3 · Noter les clés et les compteurs
Les onglets Clés et Compteurs portent les clés et les badges remis et l'index de chaque compteur. Un compteur inaccessible se coche Non relevé.
Étape 4 · Faire signer sur place
Dans l'onglet Signatures, le locataire puis l'agent signent au doigt, puis le bouton Signer fige l'état des lieux. La signature crée le relevé de compteur au motif « Entrée du locataire », verse le document au dossier du bail dans la langue du locataire et renseigne la date d'état des lieux du bail.
Étape 5 · Répartir les visites dans l'agenda
Ouvrez Immo > Location > Calendrier des états des lieux. Les rendez-vous sont colorés par agent, ce qui permet de répartir les visites du pic de sorties de l'été.
Étape 6 · Dresser l'état des lieux de sortie
Même menu, type Sortie. L'état des lieux de sortie reprend l'entrée signée ligne à ligne : la colonne « État à l'entrée » est remplie, et les clés attendues sont reprises. Chaque élément passé à Endommagé ou Manquant est imputé au locataire, au montant du barème. L'usure normale n'est jamais imputée.
Le document signé est versé au dossier du bail.
Étape 7 · Régler le barème de vétusté
Ouvrez Immo > Configuration > Barème des dégâts. Chaque élément porte son coût de remplacement, sa durée de vie et son taux résiduel : le montant imputé décroît avec l'âge de l'élément et ne passe pas sous le plancher. Les cinq éléments livrés sont des exemples à remplacer par la grille de votre agence.
Étape 8 · Clôturer le bail
Sur le bail, cliquez sur Clôturer le bail. Dans l'assistant, cochez Préparer le décompte de sortie (option visible des gestionnaires de charges). Le décompte remplace alors l'avoir standard de clôture, qui rendrait le loyer une seconde fois. Le bouton Décompte de sortie du bail le rouvre ensuite.
Étape 9 · Calculer et confirmer le décompte de sortie
Depuis le bail, le bouton Décompte de sortie ouvre le décompte, aussi listé sous Immo > Location > Décomptes de sortie. Cliquez sur Calculer, puis sur Confirmer. Le décompte réunit le loyer facturé au-delà de la sortie, le décompte de charges de ce seul occupant, les provisions appelées pour la même période, les dégâts de l'état des lieux de sortie, puis l'imputation sur chaque garantie du bail. Les garanties des locataires passent avant celles des garants.
Les anomalies du décompte de charges partiel sont recopiées dans l'onglet Anomalies. Une anomalie bloquante empêche la confirmation, sauf si vous cochez Confirmer malgré les anomalies.
Étape 10 · Contrôler la pièce comptable et les documents
La confirmation crée en brouillon la facture du solde ou, comme dans l'exemple, la note de crédit. Elle est créée dans la société propriétaire du bail, sur le journal des loyers du bâtiment.
Le décompte s'imprime dans la langue du locataire, et le document d'état des lieux reste classé au dossier du bail.
Exemple chiffré
Exemple de la base de démonstration (données fictives, relevé du 3 octobre 2026) : bail S00008, sortie au 15 septembre 2026.
| Poste | Calcul | Montant |
|---|---|---|
| Peinture du séjour | 450,00 € sur 8 ans, 2,21 ans d'usage | 325,87 € |
| Robinet manquant | 180,00 € sur 10 ans | 140,28 € |
| Four | 600,00 € sur 10 ans | 467,60 € |
| Total des dégâts | 325,87 + 140,28 + 467,60 | 933,75 € |
| Loyer rendu | 6 617,87 × 15 / 92 + 215,80 | 1 294,80 € |
| Charges de la période | décompte partiel du 1er janvier au 15 septembre 2026 | 246,66 € |
| Solde | moins 1 294,80 plus 246,66 plus 0,00 plus 933,75 | moins 114,39 € |
Le solde donne une note de crédit de 114,39 €, et les garanties du bail sont restituées en entier. L'usure normale de la peinture de la chambre, passée de « Nouveau » à « Usé », est un écart non imputé : 0,00 €.
Les cas limites
- Avoir déjà émis : si l'avoir standard de clôture a déjà rendu le loyer, le décompte ne le rend pas une seconde fois.
- Décompte annuel suivant : la régularisation de sortie compte comme provision déjà appelée, donc le décompte annuel ne refacture pas les charges déjà décomptées. Un décompte annuel déjà calculé sur la période bloque la confirmation.
- Compteur : un index oublié est refusé, sauf compteur neuf jamais relevé ou case Non relevé.
- Sortie signée après le calcul : la confirmation est refusée tant que le décompte n'a pas été recalculé avec l'état des lieux de sortie signé.
- Rapport d'un expert externe : choisissez l'origine Rapport externe et versez le PDF de l'expert, sans saisie pièce par pièce.
- Garantie : un décompte annulé rend à chaque garantie ce qui y avait été retenu.
Ce que cette version ne fait pas
La saisie hors ligne, la signature à distance, le partage de l'état des lieux au portail du locataire et le préremplissage par photo ne sont pas livrés aujourd'hui.