- Startpagina
- Functionaliteiten
- Documentbeheer
Het elektronisch documentbeheer van het vastgoedpatrimonium
Diagnoses, dossiers van de uitgevoerde werken, processen-verbaal van de veiligheidscommissie, keuringsverslagen, situatieplannen: het dossier van een gebouw telt honderden stukken, die elk een geldende versie, een verantwoordelijke en soms een vervaldatum hebben. De module immo_ged breidt de getypeerde documenten van het register (module immo_base) uit met mappen, versies, een validatie, een deling en een logboek, zonder de toepassing Documenten van Odoo Enterprise.
Mappen en rechten per actie
De mappen vormen een boomstructuur. Elke map bepaalt de groepen die de documenten erin mogen raadplegen, wijzigen, exporteren, valideren en verwijderen, en haar submappen erven die rechten. Een actie die leeg blijft, neemt de groepen van de bovenliggende map over, en wanneer geen enkele map ze beperkt, gelden de standaardprofielen van Immo: de lezer raadpleegt en exporteert, de beheerder wijzigt, de lastenbeheerder valideert, de administrator verwijdert. Dezelfde vijf rechten worden ook per documenttype ingesteld.
Deze rechten worden afgedwongen door toegangsregels en controles van de server, en niet alleen door de interface.
Levenscyclus van een document
Elk nieuw geüpload bestand bewaart de vorige, en elke versie kan worden gedownload zoals ze werd geüpload. Een gebruiker kan een document reserveren: de anderen kunnen het dan niet wijzigen of een nieuwe versie uploaden zolang de reservering niet is opgeheven, en de volgers van het document worden verwittigd. De levenscyclus van het document gaat van Ontwerp naar Gevalideerd en vervolgens naar Verouderd, en elke stap wordt met zijn auteur in het toegangslogboek vastgelegd.
Het stuktype (asbestdiagnose, dossier van de uitgevoerde werken, proces-verbaal van de veiligheidscommissie, radonmeting, energieaudit, onderhoudscontract) bepaalt zijn perimeter, zijn standaardmap, of het verplicht is, zijn geldigheidsduur en zijn waarschuwingstermijn vóór het verstrijken.
Interne deling en externe link
Een document wordt gedeeld met gebruikers of groepen, of via een externe link. De externe link draagt een token en een vervaldatum, registreert elke toegang en kan op elk moment worden ingetrokken. De lijst van de delingen vermeldt de ontvanger, de vervaldatum, de status (actief, verlopen, ingetrokken), het aantal toegangen en de auteur van de deling.
Toegangslogboek
Elke raadpleging, download, nieuwe versie, deling, reservering, validatie en verwijdering wordt met zijn auteur en zijn datum vastgelegd. Het logboek kan worden gelezen voor alle documenten of voor één document, via het tabblad Toegangslogboek van de documentfiche.
Massale import
Een ZIP-archief of meerdere bestanden worden in één keer geüpload. Elk bestand wordt ingedeeld op basis van zijn naam: de codes van site, gebouw en lokaal plaatsen het, de trefwoorden van de documenttypes bepalen het type en een datum (2024-03-12 of 20240312) dateert het. Een bestand met de naam LRG_A_A206_amiante_2024-03-12.pdf wordt zo ingedeeld bij lokaal A206 van gebouw A van site LRG, met het type asbestdiagnose. De indeling gebeurt op de bestandsnaam, niet op de inhoud. De bestanden die niet met zekerheid kunnen worden ingedeeld, staan in het importverslag in plaats van te worden geraden.
Zoeken in de volledige tekst en op meerdere criteria
Het zoeken omvat de titel en de inhoud van de PDF-, Word-, Excel- en OpenDocument-bestanden, dankzij de standaardindexering van Odoo (attachment_indexation). Voor het lezen van de inhoud van PDF's wordt de bibliotheek pdfminer.six gebruikt, die op de server is geïnstalleerd. Met dezelfde zoekvelden kunt u zoeken per map, site, gebouw, ruimte, apparatuur, stuktype, wettelijke verplichting, voorbehoud, label of uitgever. De documenten worden getoond als kaarten of als lijst, met filters per map, site en stuktype in het paneel links.
Een document wordt gekoppeld aan een site, een gebouw, een ruimte, een apparaat, een wettelijke verplichting of een voorbehoud: vanuit een verplichting opent de knop Documenten de stukken die erop betrekking hebben. Zie de naleving van de regelgeving.
TSC Immo bekijken op uw eigen cases
Een demonstratie op een database met fictieve gegevens, daarna op uw beheervragen.
Connect. Transform. Grow.