Vereist profiel: huurbeheerder.
Stap 1 · De huurtypes controleren
Open Immo > Verhuur > Huurtypes. Elk type bevat zijn initiële duur, zijn verlengingsduur, zijn opzegtermijn in maanden en zijn herzieningsperiode. Er worden twee types geleverd: de huurovereenkomst voor hoofdverblijfplaats en de handelshuurovereenkomst 3-6-9. Een handelshuurovereenkomst 3-6-9 heeft driejaarlijkse vervaldagen zonder dat de duur wijzigt.
Stap 2 · De huurovereenkomsten per status raadplegen
Open Immo > Verhuur > Huurovereenkomsten. Elke huurovereenkomst heeft een van de acht functionele statussen: ontwerp, lopend, nakende vervaldag, in opzegging, verlengd, vervallen zonder beslissing, vroegtijdig beëindigd, afgelopen. De filters "In opzegging", "Nakende vervaldag" en "Vervallen zonder beslissing" tonen de te behandelen huurovereenkomsten, "Lopend" en "Beëindigd" groeperen ze. Om de hele portefeuille per status te zien, groepeert u op Status.
Stap 3 · Een huurfiche lezen
Open een huurovereenkomst. De hoofding toont het gebouw, de huureenheid, het huurtype en de huurder. De sectie Duur en belangrijke data geeft de duur, de opzegtermijn, de volgende vervaldag, de berekende uiterste opzegdatum, de plaatsbeschrijving, de registratie, de sleuteloverdracht en de status van de huurovereenkomst. Daarna volgen de secties Financiën van de huurovereenkomst (maandelijkse en jaarlijkse huur, waarborg) en Indexering. De knoppen bovenaan openen de facturen, de aanhangsels, de huurvrije periodes, de huurtrappen, de bezettingen en de verlengingen; het menu Meer geeft de eenheid, het gebouw en de indexeringen. De tabbladen onderaan bevatten de huurvrije periodes, huurtrappen, bezettingen, aanhangsels, voorschotten en afrekeningen, indexeringen.
Stap 4 · Een huurtrap of een huurvrije periode toevoegen
Voeg vanuit de huurovereenkomst, tabblad Huurtrappen, of vanuit Immo > Verhuur > Huurtrappen, een huurtrap toe: nieuw bedrag of verhoging in procent, op een bepaalde datum. De huurtrap gaat op zijn datum van "Gepland" naar "Toegepast", met de vorige huur en de resulterende huur. Een huurvrije periode maakt u aan in het tabblad Huurvrije periodes van de huurovereenkomst of in Immo > Verhuur > Huurvrije periodes: een vrije periode, een perimeter (huur, lasten of beide) en een berekeningswijze. Ze wordt van de factuur afgetrokken.
Bij een handelshuurovereenkomst met meerdere huurvrije maanden gevolgd door een geleidelijke stijging opent de knop Incentiveschema van het tabblad Huurvrije periodes een assistent: voer de periodes en de betaalde huur in, kies de lezing (vaste vermindering op de geïndexeerde huur, of verminderde huren zoals geschreven), de assistent toont de totale kost voordat alle huurvrije periodes in één keer worden aangemaakt. Een reeds gefactureerde periode wordt geweigerd.
Stap 5 · Een verlenging beslissen
Open Immo > Verhuur > Verlengingen en opzeggingen, filter "Te beslissen". Elke fiche bevat de huurovereenkomst, de vervaldag en de uiterste opzegdatum. Kies de beslissing: Verlengen, Heronderhandelen of Stopzetten, klik dan op Beslissen en tot slot op Toepassen. De verlengde huurovereenkomst blijft hetzelfde record en zijn nieuwe vervaldag wordt herberekend.
Stap 6 · De brief naar de huurder versturen
Vanuit de verlengingsfiche maakt Brief afdrukken of Naar huurder versturen de verlengings- of opzeggingsbrief aan.
Stap 7 · Huurovereenkomsten zonder facturatie opvolgen
Open Immo > Verhuur > Huurovereenkomsten zonder facturatie. Elke huurovereenkomst die actief lijkt maar niet meer wordt gefactureerd, staat er met haar reden: afgelopen zonder beslissing, vroegtijdig beëindigd, buiten de terugkerende facturatie, geen enkele factuur, laatste factuur te oud, volgende factuur te laat. De waarschuwing verdwijnt vanzelf zodra de facturatie hervat wordt.
Stap 8 · Een huurovereenkomst afsluiten bij opzegging
Klik op de huurovereenkomst op Huurovereenkomst afsluiten. Voer de datum van de opzegging in: de assistent stelt de vertrekdatum voor met toepassing van de opzegtermijn van de huurovereenkomst. Hij toont de reeds gefactureerde periode en berekent het te veel gefactureerde bedrag pro rata van de dagen. Drie acties zijn standaard aangevinkt: de creditnota genereren, de uittredende plaatsbeschrijving plannen, de vrijgave van de waarborg plannen.
Stap 9 · De beschikbaarheden bekijken
Open Immo > Verhuur > Beschikbaarheden en filter op een gebouw. Elke periode heeft zijn kleur: bezet, huurovereenkomst in opzegging, toekomstige bezetting, leegstand, werken, gereserveerd. Een klik op een periode geeft de data, de dagen en, bij leegstand, de gederfde huur pro rata van de referentiehuur.
Klik vanuit een eenheid of een gebouw op Werken plannen om een werkenperiode of een reservatie in te voeren, op een of meerdere eenheden tegelijk. Twee filters beantwoorden de dagelijkse vragen: "Huurovereenkomst eindigt binnen 3 maanden" en de vandaag leegstaande eenheden.
Stap 10 · Een box reserveren
Open Immo > Verhuur > Een box reserveren. Geef de site, het gebouw, het type goed, de minimale en maximale oppervlakte, de begindatum en de duur in maanden op, of vink "Stilzwijgende verlenging" aan: de lijst toont enkel de boxen die op die periode vrij zijn. Kies de box, de huurder, de huur en de opzegtermijn in dagen en klik dan op De box reserveren. De huurovereenkomst, de bezetting en het abonnement worden aangemaakt.
Stap 11 · Het boxenpark opvolgen
Open Immo > Verhuur > Boxenpark. De boxen staan in de kolommen Vrij, Verhuurd en Gereserveerd. Elke kaart toont de oppervlakte, de referentiehuur, de huidige huurder, het einde van het contract en de vrijgavedatum. Het filter "Komt vrij binnen 30 dagen" bereidt de herverhuring voor.
Stap 12 · Een huurder terugvinden
Open Immo > Verhuur > Huurders: schuldenaar, bezette gebouwen en eenheden, huidige maandelijkse huur, openstaand saldo en datum van de laatste betaling.
Stap 13 · De medehuur en de borgen bekijken
Open een huurovereenkomst en klik op het tabblad Huurders en borgen. De hoofdhuurder is aangevinkt: de huur wordt aan hem gefactureerd. Elke medehuurder heeft zijn aandeel, zijn datum van intrede en van vertrek, en elke borg is gekoppeld aan de huurder voor wie hij borg staat.
Stap 14 · De waarborgen van de huurovereenkomst lezen
Het tabblad Waarborgen toont een waarborg per persoon: de vorm (geblokkeerde rekening op naam van de huurder, e-DEPO, bankgarantie, bankgarantie via het OCMW, bankborg, storting bij de verhuurder, contanten of borgbrief), het bedrag, de datum, de referentie en de status.
Stap 15 · De waarborgbedragen lezen
Het blok Financiën van de huurovereenkomst telt de totale verschuldigde waarborg en de reeds gehouden waarborg op, en bevat het selectievakje Medehuurovereenkomst.
Stap 16 · Een medehuurder laten vertrekken
Klik op de huurovereenkomst op Vertrek van een medehuurder. Geef de vertrekkende huurder, de vertrekdatum, het einde van de hoofdelijkheid, een eventuele vervanger op, en vink de vrijgave van zijn waarborgen aan.
Stap 17 · Het aanhangsel van de medehuurder controleren
Het bevestigde vertrek past een aanhangsel van het type Medehuurder toe op de huurovereenkomst, zonder de geschiedenis van de vorige houders aan te raken.
Stap 18 · Een waarborg vrijgeven
Open Immo > Verhuur > Huurwaarborgen, filter "vrij te geven". Op de fiche van de huurwaarborg wordt het terug te betalen bedrag voorgesteld, en de knop Markeren als vrijgegeven sluit de huurwaarborg af. Een huurwaarborg die volledig wordt ingehouden voor schade behoudt een terugbetaald bedrag van nul.
Stap 19 · De waarborgen van het patrimonium opvolgen
Open Immo > Verhuur > Huurwaarborgen zonder filter: alle gehouden huurwaarborgen van het patrimonium, per huurovereenkomst en per huurder.
