Vereist profiel: lastenbeheerder.
Deel 1 · De lastenafrekening
Eenentwintig lastensoorten worden kant-en-klaar geleverd, in vier talen, met hun al ingestelde al dan niet verhaalbare karakter: open Immo > Configuratie > Lastensoorten om ze te raadplegen voordat u een factuur kwalificeert. De lastensoorten die bij een bestaande klant al aanwezig zijn, worden niet gedupliceerd.
Stap 1 · De last kwalificeren op de leveranciersfactuur
Vul op de lijn van de leveranciersfactuur de lastensoort in, het gebouw of de site, de eenheid voor private kosten, en de gedekte periode. De gekwalificeerde lijnen vindt u terug in Immo > Lasten > Verhaalbare lasten.
Stap 2 · De afrekening opmaken
Open Immo > Lasten > Een afrekening opmaken, kies de perimeter (een gebouw of een volledige site) en de periode (kalenderjaar, semester, kwartaal of vrije periode). Het vakje Onmiddellijk berekenen koppelt het verzamelen en de berekening aan elkaar.
Stap 3 · De afrekening berekenen en controleren
Op de afrekening haalt Lasten verzamelen de lasten van de periode op, waarna Verdeling berekenen de verdeelsleutels toepast, elk aandeel verdeelt over de opeenvolgende bewoners en de voorschotten aftrekt. De hoofding vergelijkt het totaal van de lasten met het totaal van de verdeling (afsluitverschil) en het tabblad Controles somt de anomalieën op. Een blokkerende anomalie verhindert de validatie.
Stap 4 · Een bedrag verantwoorden
Het tabblad Detail van de berekening toont, lijn per lijn, de lastensoort, de verdeelsleutel, het aandeel, de bezettingsdagen, het verbruik en het verschuldigde deel. Elke lijn opent de huurovereenkomst, de eenheid, de huurder en de geproduceerde factuur.
Stap 5 · Valideren en factureren
Valideren, en vervolgens Factureren, dat pas verschijnt wanneer de afrekening is gevalideerd: per huurder wordt een factuur of een creditnota aangemaakt, naargelang het saldo. Afrekeningen huurders drukt de aan de huurders te bezorgen documenten af, Afrekening verhuurder de weergave voor de eigenaar.
Stap 6 · De voorschotten herzien
Open Immo > Lasten > Voorschotten. De lijst toont, huurovereenkomst per huurovereenkomst en lastensoort per lastensoort, het bedrag, de periodiciteit, de gefactureerde en betaalde voorschotten. Een maandelijkse geplande taak, inactief geleverd, vergelijkt na elke gefactureerde afrekening de werkelijke lasten met de opgevraagde voorschotten: bij meer dan 15 % verschil beveelt ze een herziening aan in de historiek van het voorschot.
Deel 2 · De onroerende voorheffing doorrekenen
Stap 1 · De lastensoort voorbereiden
De lastensoort "voorheffing" gaat over op "Onmiddellijke doorrekening" en draagt haar eigen artikel voor de oproep van het voorschot. Het gebouw draagt een lastendagboek.
Stap 2 · Het aanslagbiljet invoeren
Voer het aanslagbiljet in als een leveranciersfactuur, met de lastensoort voorheffing op de lijn, en boek het. De knop Doorrekenen aan de huurders verschijnt in de hoofding.
Stap 3 · De verdeling controleren
De aangemaakte doorrekening verdeelt het aanslagbiljet volgens de verdeelsleutel, verdeelt over de opeenvolgende bewoners, laat de leegstand bij de eigenaar en trekt de sinds het vorige aanslagbiljet opgevraagde voorschotten af. Een overlapping van de periode met de vorige doorrekening is blokkerend.
Stap 4 · Valideren en factureren
Valideer en factureer vervolgens: een factuur of een creditnota per huurder. Alle doorrekeningen vindt u terug in Immo > Lasten > Rechtstreekse doorrekeningen.
Deel 3 · De erelonen voor huurbeheer
Stap 1 · De regel aanmaken
Open Immo > Lasten > Erelonen huurbeheer. Definieer de perimeter (gebouwen, type eenheid, type huurovereenkomst), de basis (gefactureerde huur, contractuele huur of verdeelde lasten), het percentage of het vaste bedrag, het minimum, de periodiciteit en het doel: huurder of eigenaar.
Stap 2 · Uitvoeren over een periode
Erelonen genereren maakt een uitvoering aan. Ze berekent huurovereenkomst per huurovereenkomst de basis, het percentage en het bedrag, waarna ze wordt gevalideerd en gefactureerd. Bij het doel huurder wordt het ereloon opgenomen in de afrekening die de periode dekt; bij het doel eigenaar wordt het een factuur van het huurbeheer aan de eigenaarsvennootschap.
Deel 4 · Een last voorbehouden aan handelsruimtes
Stap 1 · De lastensoort voorbehouden aan een type eenheid
Op de lastensoort, in Immo > Configuratie > Lastensoorten, aanvaardt het veld Is van toepassing op Alle eenheden, Handelseenheden of Woongelegenheden. Een private lastensoort of een lastensoort op basis van verbruik weigert deze keuze: ze geldt enkel voor een gemeenschappelijke lastensoort.
Stap 2 · Doorrekenen en de verdeling lezen
Voer het leveranciersaanslagbiljet in zoals gewoonlijk en klik op Doorrekenen aan de huurders. De berekening sluit de eenheden buiten de perimeter van de lastensoort uit en toont in het resultaat het door het regime uitgesloten aandeel naast het aandeel van de eigenaar en het aandeel van de huurders.
Stap 3 · De controle van het regime lezen
In het tabblad Controles meldt een niet-blokkerende anomalie wanneer het regime meer dan 50 % van het aanslagbiljet bij de eigenaar laat, om een verkeerd voorbehouden lastensoort op te sporen vóór het factureren. Een creditnota van de leverancier lost dezelfde waarschuwing uit als het gecorrigeerde aanslagbiljet.
Stap 4 · Een regime opleggen aan een huurovereenkomst
Een huurovereenkomst kan haar eigen regime opleggen, los van het type van de eenheid: op de pagina Voorschotten en afrekeningen van de huurovereenkomst aanvaardt het veld Lastenregime Commercieel of Residentieel en primeert het op het type van de eenheid. Dezelfde regel geldt voor de jaarlijkse afrekening, de rechtstreekse doorrekening en de erelonen voor huurbeheer.
Stap 5 · Opnieuw berekenen
Een nieuwe berekening neemt het op de huurovereenkomst ingestelde regime over: de professionele eenheid ontvangt haar aandeel, de andere eenheden behouden het hunne, en het verdeelde totaal blijft gelijk aan het aanslagbiljet.
