De lastenafrekening met meerdere verdeelsleutels, berekend in Odoo
Dit is het hart van TSC Immo, en wat de meeste beheerders nog in een rekenblad verwerken. De afrekening vertrekt van de in Odoo geboekte leveranciersfacturen en eindigt met een factuur of een creditnota per huurder.
De last kwalificeren bij de invoer
Een lijn van een leveranciersfactuur wordt vanaf de invoer een verhaalbare last: lastensoort, gebouw of site, eenheid voor een private kost, gedekte periode. Voor een gekend onderhoudscontract wordt de lastensoort automatisch voorgesteld.
Zes verdelingsmechanismen
- Pro rata temporis van een last die de periode overschrijdt: een jaarpremie weegt enkel op de gedekte maanden.
- Meerdere verdeelsleutels: elke lastensoort loopt via zijn eigen verdeelsleutel, de verwarming via de verwarmingssleutel van het betrokken gebouw.
- Twee niveaus: de lasten van een site worden verdeeld over zijn gebouwen en daarna over de eenheden van elk gebouw.
- Pro rata per bewoner: het aandeel van een eenheid wordt opgesplitst tussen vertrekkende huurder, leegstand en nieuwe huurder. De leegstand blijft bij de eigenaar.
- Opgenomen verbruiken voor de betrokken aarden.
- Private kosten voor 100 % toegerekend aan één enkele eenheid.
De afrekening en haar controlescherm
Een assistent genereert de afrekeningen per jaar, semester of kwartaal. De afrekening verzamelt de lasten, berekent de verdeling, trekt de betaalde voorschotten af pro rata van de gedekte periode en factureert daarna. Het verdeelde totaal moet gelijk zijn aan de verzamelde lasten. Blokkerende anomalieën, zoals een verdeelsleutel die meer toewijst dan hij opgeeft of een last zonder lastensoort, beletten de validatie.
Elk bedrag is lijn per lijn te verantwoorden: lastensoort, verdeelsleutel, aandeel, bezettingsdagen, verbruik, verschuldigd deel. Een betwiste afrekening wordt verdedigd door terug te gaan tot de oorspronkelijke leveranciersfactuur.
Het document dat aan de huurder wordt bezorgd
De afrekening voor de huurder toont elke lastensoort met het totaalbedrag, de verdeelsleutel, het aandeel, het deel, de bezettingsdagen, het verbruik en het verschuldigde deel, daarna het saldo na aftrek van de voorschotten. Een globale afrekening voor de verhuurder bekijkt dezelfde lasten vanuit het standpunt van de eigenaar: teruggevorderd deel en deel dat te zijnen laste bleef.
De voorschotten
De voorschotten worden opgevraagd via de terugkerende facturatie van de huurovereenkomst, indien nodig een lijn per lastensoort. Enkel de betrokken huurders betalen ze. Een maandelijkse geplande taak, inactief geleverd, vergelijkt de opgevraagde voorschotten met de vastgestelde lasten en registreert bij meer dan 15 % verschil een aanbeveling tot herziening in de historiek van de voorschot.
De rechtstreekse doorrekening van de onroerende voorheffing
De onroerende voorheffing wacht niet op de jaarafsluiting. Op de geboekte leveranciersfactuur verdeelt de knop "Doorrekenen aan de huurders" het aanslagbiljet volgens de verdeelsleutel, splitst het aandeel op tussen opeenvolgende bewoners, laat de leegstand bij de eigenaar en trekt de voorschotten af die sinds het vorige aanslagbiljet zijn opgevraagd, waarbij elke oproep maar één keer wordt geteld over de looptijd van de huurovereenkomst. Een last die zo is doorgerekend, wordt nooit meer overgenomen door een periodieke afrekening.
De erelonen voor huurbeheer
Een ereloonregel draagt het mandaat: perimeter (gebouwen, type eenheid, type huurovereenkomst), basis (gefactureerde huur, toepasselijke contractuele huur of verdeelde lasten), percentage of vast bedrag, minimum, periodiciteit, en wie het draagt. Aan de kant van de huurder wordt het ereloon een lijn van zijn afrekening. Aan de kant van de eigenaar wordt het een factuur van de huurbeheervennootschap aan de eigenaarsvennootschap, met de analytische boekhouding van het gebouw.
Eigenaar en huurbeheer in dezelfde Odoo
De lastensoort bepaalt in de boeken van welke vennootschap de factuur wordt ingevoerd: het huurbeheer, de eigenaar van het gebouw of een aangewezen vennootschap. De afrekening haalt deze lasten op in de boeken van elke betalende vennootschap. De intercompany-doorrekening is optioneel beschikbaar, standaard uitgeschakeld.
Gemengde gebouwen: een last voorbehouden aan de handelszaken
In een gebouw dat een handelsruimte op de benedenverdieping combineert met appartementen op de verdiepingen, bepaalt een lastensoort eens en voor altijd of ze gericht is op de commerciële of de residentiële eenheden: de onroerende voorheffing en bepaalde gemeentebelastingen gelden enkel voor professionele huurders. De huurovereenkomst kan ook haar eigen regime opleggen, ongeacht het type van de eenheid. Het aandeel van de uitgesloten eenheden gaat terug naar de eigenaar en wordt nooit doorgeschoven naar de andere huurders, en een niet-blokkerende controle waarschuwt bij meer dan 50 % van het aanslagbiljet dat bij de eigenaar blijft.
TSC Immo bekijken op uw eigen cases
Een demonstratie op een database met fictieve gegevens, daarna op uw beheervragen.
Connect. Transform. Grow.