Vereisten: de module immo_compliance is geïnstalleerd en het register van de ruimten is ingevuld. De menu's vindt u in de toepassing Immo, onder Naleving.
Stap 1 · De thema's controleren
Open Configuratie > Naleving van de regelgeving > Wettelijke thema's. Elk thema heeft zijn familie, zijn toepassingsniveau, zijn periodiciteit in maanden, zijn kritiekheid, zijn waarschuwingstermijn en het verwachte document. Zesentwintig thema's worden meegeleverd; deactiveer de thema's die u niet aangaan, wijzig de periodiciteiten of voeg uw eigen thema's toe.
Stap 2 · De verplichtingen genereren
Open Naleving > De verplichtingen genereren en start de generatie. Er wordt een verplichting aangemaakt voor elk toepasselijk thema en elk betrokken object (site, gebouw, ruimte, uitrusting). Wie de generatie opnieuw start, creëert geen dubbels: alleen de ontbrekende verplichtingen worden toegevoegd.
Stap 3 · De prioriteiten en de kalender lezen
Naleving > Prioriteiten toont de te behandelen verplichtingen in kolommen: vervaldatum nadert, lopende voorbehouden, nooit gekeurd, achterstallig. Met de filter Te behandelen verbergt u de conforme verplichtingen. Naleving > Kalender van de vervaldata plaatst de volgende vervaldata in de maand, met een filter per verantwoordelijke.
Stap 4 · Een keuring invoeren
Open een verplichting en klik op Een keuring invoeren. Vul de datum, de keuringsinstelling, het resultaat en het verslag in, vervolgens de eventuele voorbehouden met hun ernst (klein, groot, kritiek) en hun termijn voor opheffing. De staat van de verplichting en haar volgende vervaldatum worden herberekend. De lijst Naleving > Keuringen bewaart alle uitgevoerde keuringen.
Stap 5 · Een voorbehoud opheffen
Open Naleving > Voorbehouden. De filter Open isoleert de op te heffen voorbehouden, met hun ernst, hun termijn en hun verantwoordelijke. Open het voorbehoud, klik op Het voorbehoud opheffen, geef de datum van opheffing op en voeg het bewijs van opheffing toe: het voorbehoud gaat over naar de staat Opgeheven en blijft raadpleegbaar.
Stap 6 · De waarschuwingen instellen
Open Configuratie > Naleving van de regelgeving > Waarschuwingsregels. Een regel kiest wat hij bewaakt (vervaldatum van een verplichting, op te heffen voorbehoud, einde van de levensduur van uitrusting, verlopen document), het aantal dagen vóór de vervaldatum, de herhaling, de ontvangers, de kanalen (activiteit, intern bericht, e-mail) en het toepassingsgebied. Met de knop Nu uitvoeren start u de regel zonder te wachten op de geplande taak van de nacht. Naleving > Indicatoren > Geschiedenis van de waarschuwingen bewaart elke verzonden waarschuwing.
Stap 7 · De naleving per site en per gebouw lezen
Naleving > Indicatoren > Naleving per site en Naleving per gebouw geven de nalevingsgraad, de achterstallige verplichtingen, de openstaande voorbehouden en de volgende vervaldatum. Op een plan kleurt het thema Naleving van de regelgeving van de planviewer de lokalen volgens hun staat.
