Vereisten: de onderhoudsmodule van TSC Immo en Odoo Maintenance geïnstalleerd. Profiel: huurbeheerder.
Stap 1 · De installaties bekijken
Open Immo > Onderhoud > Installaties. Elke lijn draagt het gebouw, het type, de dienstverlener, de referentie van het contract, de jaarkost, de periodiciteit, het volgende onderhoud en een gekleurde status: niet gepland, achterstallig, binnen 60 dagen, in orde. De lijst opent met het filter "Lopend contract"; verwijder het om ook de installaties zonder contract te zien. De filters "Achterstallig onderhoud", "Vervaldatum binnen 60 dagen" en "Zonder gepland onderhoud" isoleren elke situatie.
Stap 2 · Een contract registreren
Maak een installatie aan, kies haar type (lift, brandbeveiliging, verwarming, sectionaalpoort, gasdetectie, ontwateringspomp, ventilatie, dak), koppel ze aan het gebouw en, indien nodig, aan de eenheid. Vul in het contractblok dienstverlener, referentie, jaarkost, periodiciteit, geldigheidsdata en lastensoort in.
Stap 3 · Het onderhoud plannen
Klik op Onderhoud plannen: de eerste preventieve tussenkomst wordt aangemaakt, en de herhaling van Odoo Maintenance maakt de volgende aan.
Stap 4 · Het gebouw lezen
Op de fiche van het gebouw toont het tabblad Onderhoud de actieve contracten, de achterstallige onderhoudsbeurten, de vervaldata binnen 60 dagen, de jaarlijkse onderhoudskost en het aantal installaties, gevolgd door de tabel met de installaties van het gebouw. De statistiekknop opent exact de getelde contracten.
Stap 5 · De herinneringen laten lopen
Elke dag worden de statussen vernieuwd, wordt voor de beheerder van het gebouw een activiteit aangemaakt bij elke nabije of overschreden vervaldatum, en gaat er eenmaal per vervaldatum een e-mail naar de dienstverlener.
Stap 6 · De onderhoudsfactuur kwalificeren
Kies op de factuur van de dienstverlener het gebouw: de lastensoort van het contract wordt voorgesteld, en de last is klaar voor de afrekening.
Stap 7 · Een contract over meerdere gebouwen opvolgen
Een contract kan installaties van meerdere gebouwen koppelen: vier liften in vier gebouwen onder één enkele referentie, elk met zijn aandeel in het jaarbedrag. De status gaat over op In opzeg zodra de uiterste datum om opzeg te geven nadert, berekend op basis van de opzegtermijn en de voorbereidingstermijn van het contract. Een aanhangsel maakt een nieuwe versie van het contract aan, de oude blijft leesbaar; de verwachte facturen worden gecontroleerd bij de lastenafrekening, die geblokkeerd blijft zolang er één ontbreekt.
Stap 8 · De kosten van elk toestel opvolgen
Stel in de configuratie van de installatietypes een vervangingsdrempel per type in: een percentage van de aankoopprijs, of een bedrag. Wanneer de gefactureerde herstellingen van een toestel deze drempel overschrijden, draagt zijn fiche de banner "Te vervangen". Het tabblad Kosten telt de aankoopprijs en de herstellingen op.
Stap 9 · De historiek van een toestel raadplegen
Op de fiche van een toestel somt het tabblad Tussenkomsten de reeds voor dat toestel opgeloste tickets op: u leest hoe vaak het is hersteld voordat u beslist het te vervangen.
Stap 10 · Een ticket koppelen aan de installatie
Op een ondersteuningsticket stelt het veld Installatie enkel de toestellen van de betrokken eenheid en van de gemeenschappelijke delen van het gebouw voor.
Stap 11 · De leveranciersfactuur kwalificeren
Kwalificeer op elke lijn van de leveranciersfactuur de uitgave: herstelling of onderhoud, of aanschaf van het toestel. Het gebouw, de eenheid en de analytische rekening worden automatisch ingevuld. Een aankoop wordt nooit als herstelling geteld en komt nooit in de lastenafrekening van de huurders terecht.
Stap 12 · De vervanging bestellen en ontvangen
Vul in de offerteaanvraag het gebouw, de huureenheid en de beoogde installatie op de lijn in. Bij ontvangst wordt het nieuwe toestel in de woning aangemaakt en het oude gearchiveerd met intacte historiek. Een ontvangen pakket van tien detectoren maakt tien toestellen aan tegen de eenheidsprijs; een toestel kan niet twee keer worden vervangen, zelfs niet via twee gelijktijdig open bestellingen.
Een per vergissing ingevoerde ontvangst kan ongedaan worden gemaakt, behalve als een factuur, een ticket, een onderhoudsaanvraag of een andere bestelling het toestel al beoogt: de melding noemt dan wat de blokkering veroorzaakt.
De kost van de eenheid leest u vervolgens op haar fiche: aankoopprijs, herstellingen en aanschaffingen worden opgeteld, hier 1 460,00 euro voor eenheid 43.2.
