Perfil necessário: gestor de arrendamentos.
Passo 1 · Verificar os tipos de contrato
Abra Immo > Arrendamento > Tipos de contrato. Cada tipo define a duração inicial, a duração da renovação, o pré-aviso em meses e o período de revisão. São fornecidos dois tipos: o contrato de residência principal e o contrato comercial 3-6-9. Um contrato comercial 3-6-9 tem vencimentos trienais sem que a sua duração mude.
Passo 2 · Consultar os contratos de arrendamento por estado
Abra Immo > Arrendamento > Arrendamentos. Cada contrato de arrendamento tem um de oito estados de negócio: rascunho, em curso, vencimento próximo, em denúncia, renovado, vencido sem decisão, encerrado antes do termo, terminado. Os filtros «Em denúncia», «Vencimento próximo» e «Vencido sem decisão» isolam os contratos de arrendamento a tratar, e «Em curso» e «Encerrados» agrupam os restantes. Para ver toda a carteira por estado, agrupe por Estado.
Passo 3 · Ler a ficha de um contrato
Abra um contrato. O cabeçalho indica o edifício, a unidade arrendável, o tipo de contrato e o inquilino. A secção Duração e datas-chave mostra a duração, o pré-aviso, o próximo vencimento, o prazo limite de denúncia calculado, o auto de vistoria, o registo, a entrega das chaves e o estado do contrato. Seguem-se as secções Finanças do contrato (renda mensal e anual, caução) e Indexação. Os botões no topo abrem as faturas, as adendas, as carências de renda, os escalões, as ocupações e as renovações; o menu Mais dá acesso à unidade, ao edifício e às indexações. Os separadores em baixo reúnem carências de renda, escalões de renda, ocupações, adendas, provisões e acertos, indexações.
Passo 4 · Adicionar um escalão ou uma carência de renda
A partir do contrato, separador Escalões de renda, ou em Immo > Arrendamento > Escalões de renda, adicione um escalão: novo montante ou aumento em percentagem, numa determinada data. O escalão passa de «Planeado» a «Aplicado» na sua data, com a renda anterior e a renda resultante. Uma carência de renda cria-se no separador Carências de renda do contrato ou em Immo > Arrendamento > Carências de renda: um período de carência de renda, um âmbito (renda, encargos ou ambos) e um modo de cálculo. É deduzida da fatura.
Num contrato comercial com vários meses de carência de renda seguidos de uma subida progressiva, o botão Calendário de incentivos do separador Carências de renda abre um assistente: introduza os períodos e a renda paga, escolha a leitura (redução fixa sobre a renda indexada, ou rendas reduzidas tal como escritas), e o assistente mostra o custo total antes de criar todas as carências de renda de uma só vez. Um período já faturado é recusado.
Passo 5 · Decidir uma renovação
Abra Immo > Arrendamento > Renovações e denúncias, filtro «A decidir». Cada ficha indica o contrato, o vencimento e a data limite da denúncia. Escolha a decisão: Renovar, Renegociar ou Terminar, clique em Decidir e, por fim, em Aplicar. O contrato renovado continua a ser o mesmo registo, e o seu novo vencimento é recalculado.
Passo 6 · Enviar a carta ao inquilino
A partir da ficha de renovação, Imprimir a carta ou Enviar ao inquilino gera a carta de renovação ou de denúncia.
Passo 7 · Vigiar os contratos de arrendamento sem faturação
Abra Immo > Arrendamento > Arrendamentos sem faturação. Cada contrato de arrendamento que parece ativo mas já não é faturado aparece aí com o respetivo motivo: chegou ao termo sem decisão, encerrado antes do termo, fora da faturação recorrente, nenhuma fatura, última fatura demasiado antiga, próxima fatura em atraso. O alerta desaparece por si quando a faturação é retomada.
Passo 8 · Encerrar um contrato por denúncia
No contrato, clique em Encerrar o contrato. Introduza a data da denúncia: o assistente propõe a data de saída aplicando o pré-aviso do contrato. Mostra o período já faturado e calcula o excesso de faturação proporcional aos dias. Três ações vêm marcadas por defeito: gerar a nota de crédito, agendar o auto de vistoria de saída, agendar a libertação da caução.
Passo 9 · Ver as disponibilidades
Abra Immo > Arrendamento > Disponibilidades e filtre um edifício. Cada período tem a sua cor: ocupado, contrato em denúncia, ocupação futura, vago, obras, reservado. Um clique num período mostra as datas, os dias e, no caso de um período vago, a renda perdida proporcional à renda de referência.
A partir de uma unidade ou de um edifício, clique em Planear obras para registar um período de obras ou uma reserva, numa ou em várias unidades ao mesmo tempo. Dois filtros respondem às perguntas do dia a dia: «Contrato a terminar nos próximos 3 meses» e as unidades vagas hoje.
Passo 10 · Reservar um box
Abra Immo > Arrendamento > Reservar um box. Indique o site, o edifício, o tipo de imóvel, a área mínima e máxima, a data de início e a duração em meses, ou marque «Renovação tácita»: a lista só propõe os box livres nesse período. Escolha o box, o inquilino, a renda e o pré-aviso em dias, e clique em Reservar o box. O contrato, a ocupação e a subscrição são criados.
Passo 11 · Acompanhar o parque de boxes
Abra Immo > Arrendamento > Parque de boxes. Os box estão organizados em colunas Livre, Arrendado e Reservado. Cada cartão indica a área, a renda de referência, o inquilino atual, o fim do contrato e a data de libertação. O filtro «Fica livre em menos de 30 dias» prepara o novo arrendamento.
Passo 12 · Encontrar um inquilino
Abra Immo > Arrendamento > Inquilinos: devedor, edifícios e unidades ocupados, renda mensal corrente, saldo em aberto e data do último pagamento.
Passo 13 · Ver a coarrendamento e os fiadores
Abra um contrato e clique no separador Inquilinos e fiadores. O inquilino principal está marcado: a renda é-lhe faturada. Cada coinquilino tem a sua quota-parte e as suas datas de entrada e de saída, e cada fiador está associado ao inquilino que garante.
Passo 14 · Ler as cauções do contrato
O separador Cauções lista uma caução por pessoa: a sua forma (conta bloqueada em nome do inquilino, e-DEPO, caução bancária, caução bancária através do CPAS, aval bancário, depósito junto do proprietário, numerário ou carta de fiança), o montante, a data, a referência e o estado.
Passo 15 · Ler os montantes das cauções
O bloco Finanças do contrato soma a caução total devida e a caução já detida, e inclui a caixa Contrato de coarrendamento.
Passo 16 · Registar a saída de um coinquilino
No contrato, clique em Saída de um coinquilino. Indique o inquilino que sai, a data de saída, o fim da solidariedade, um eventual substituto, e marque a libertação das respetivas cauções.
Passo 17 · Verificar a adenda de coinquilino
A saída confirmada aplica ao contrato uma adenda do tipo Coinquilino, sem alterar o histórico dos titulares anteriores.
Passo 18 · Libertar uma caução
Abra Immo > Arrendamento > Cauções de arrendamento, filtro «a libertar». Na ficha da caução, o montante a restituir é proposto, e o botão Marcar como libertada encerra a caução. Uma caução totalmente retida por danos mantém um montante restituído de zero.
Passo 19 · Acompanhar as cauções do parque
Abra Immo > Arrendamento > Cauções de arrendamento sem filtro: todas as cauções detidas do parque, por contrato e por inquilino.
