Profil requis : gestionnaire locatif.
Étape 1 · Vérifier les types de bail
Ouvrez Immo > Location > Types de bail. Chaque type porte sa durée initiale, sa durée de reconduction, son préavis en mois et sa période de révision. Deux types sont livrés : le bail de résidence principale et le bail commercial 3-6-9. Un bail commercial 3-6-9 a des échéances triennales sans que sa durée change.
Étape 2 · Lire les baux par statut
Ouvrez Immo > Location > Baux. Chaque bail porte l'un des huit statuts métier : projet, en cours, échéance proche, en renon, reconduit, échu sans décision, clôturé avant terme, terminé. Les filtres « En renon », « Échéance proche » et « Échu sans décision » isolent les baux à traiter, « En cours » et « Clôturés » les regroupent. Pour voir tout le portefeuille par statut, regroupez par Statut.
Étape 3 · Lire une fiche de bail
Ouvrez un bail. L'en-tête porte le bâtiment, l'unité locative, le type de bail et le locataire. La section Durée et dates clés donne la durée, le préavis, la prochaine échéance, le renon ultime calculé, l'état des lieux, l'enregistrement, la remise des clés et le statut du bail. Suivent les sections Finance du bail (loyer mensuel et annuel, garantie) et Indexation. Les boutons du haut ouvrent les factures, les avenants, les gratuités, les paliers, les occupations et les reconductions ; le menu Plus donne l'unité, le bâtiment et les indexations. Les onglets du bas reprennent gratuités, paliers de loyer, occupations, avenants, provisions et décomptes, indexations.
Étape 4 · Ajouter un palier ou une gratuité
Depuis le bail, onglet Paliers de loyer, ou depuis Immo > Location > Paliers de loyer, ajoutez un palier : nouveau montant ou augmentation en pourcentage, à une date. Le palier passe de « Planifié » à « Appliqué » à sa date, avec le loyer précédent et le loyer résultant. Une gratuité se crée dans l'onglet Gratuités du bail ou dans Immo > Location > Gratuités : une période franche, un périmètre (loyer, charges ou les deux) et un mode de calcul. Elle se déduit de la facture.
Étape 5 · Décider une reconduction
Ouvrez Immo > Location > Reconductions et renons, filtre « À décider ». Chaque fiche porte le bail, l'échéance et la date limite du renon. Choisissez la décision : Reconduire, Renégocier ou Arrêter, puis cliquez sur Décider et enfin sur Appliquer. Le bail reconduit reste le même enregistrement, et sa nouvelle échéance est recalculée.
Étape 6 · Envoyer le courrier au locataire
Depuis la fiche de reconduction, Imprimer le courrier ou Envoyer au locataire produit le courrier de reconduction ou de renon.
Étape 7 · Surveiller les baux sans facturation
Ouvrez Immo > Location > Baux sans facturation. Chaque bail qui paraît actif mais n'est plus facturé y figure avec son motif : arrivé à terme sans décision, clôturé avant terme, hors de la facturation récurrente, aucune facture, dernière facture trop ancienne, prochaine facture en retard. L'alerte disparaît d'elle-même quand la facturation repart.
Étape 8 · Clôturer un bail au renon
Sur le bail, cliquez sur Clôturer le bail. Saisissez la date du renon : l'assistant propose la date de sortie en appliquant le préavis du bail. Il affiche la période déjà facturée et calcule le trop-facturé au prorata des jours. Trois actions sont cochées par défaut : générer la note de crédit, planifier l'état des lieux de sortie, planifier la libération de la garantie.
Étape 9 · Voir les disponibilités
Ouvrez Immo > Location > Disponibilités. Le diagramme de Gantt montre, unité par unité, les occupations successives et les périodes vides.
Étape 10 · Réserver un box
Ouvrez Immo > Location > Réserver un box. Indiquez le site, le bâtiment, le type de bien, la surface minimale et maximale, la date de début et la durée en mois, ou cochez « Reconduction tacite » : la liste ne propose que les box libres sur cette période. Choisissez le box, le locataire, le loyer et le préavis en jours, puis cliquez sur Réserver le box. Le bail, l'occupation et l'abonnement sont créés.
Étape 11 · Suivre le parc de box
Ouvrez Immo > Location > Parc de box. Les box sont rangés en colonnes Libre, Loué et Réservé. Chaque carte indique la surface, le loyer de référence, le locataire en cours, la fin du contrat et la date de libération. Le filtre « Se libère dans moins de 30 jours » prépare la relocation.
Étape 12 · Retrouver un locataire
Ouvrez Immo > Location > Locataires : débiteur, bâtiments et unités occupés, loyer mensuel courant, encours et date du dernier paiement.
