Profil requis : gestionnaire de charges.
Partie 1 · Le décompte de charges
Étape 1 · Qualifier la charge sur la facture fournisseur
Sur la ligne de la facture fournisseur, renseignez la nature de charge, le bâtiment ou le site, l'unité pour un frais privatif, et la période couverte. Les lignes qualifiées se retrouvent dans Immo > Charges > Charges récupérables.
Étape 2 · Générer le décompte
Ouvrez Immo > Charges > Générer un décompte, choisissez le périmètre (un bâtiment ou un site entier) et la période (année civile, semestre, trimestre ou période libre). La case Calculer immédiatement enchaîne la collecte et le calcul.
Étape 3 · Collecter, calculer, contrôler
Sur le décompte, Collecter les charges reprend les charges de la période, puis Calculer la répartition applique les clés, découpe chaque quote-part entre les occupants successifs et déduit les provisions. L'en-tête compare le total des charges au total réparti (écart de bouclage) et l'onglet Contrôles liste les anomalies. Une anomalie bloquante empêche la validation.
Étape 4 · Justifier un montant
L'onglet Détail du calcul montre, ligne par ligne, la nature, la clé, la quotité, les jours d'occupation, la consommation et la part due. Chaque ligne ouvre le bail, l'unité, le locataire et la facture produite.
Étape 5 · Valider et facturer
Valider, puis Facturer, qui n'apparaît qu'une fois le décompte validé : une facture ou une note de crédit est créée par locataire, selon le solde. Décomptes locataires imprime les documents à remettre, Décompte bailleur la vue du propriétaire.
Étape 6 · Revoir les provisions
Ouvrez Immo > Charges > Provisions. La liste montre, bail par bail et nature par nature, le montant, la périodicité, les provisions facturées et payées. Une tâche planifiée mensuelle, livrée inactive, compare après chaque décompte facturé les charges réelles aux provisions appelées : au-delà de 15 % d'écart, elle recommande une révision dans l'historique de la provision.
Partie 2 · Refacturer le précompte immobilier
Étape 1 · Préparer la nature de charge
La nature « précompte » passe en « Refacturation immédiate » et porte son propre article d'appel de provision. Le bâtiment porte un journal de charges.
Étape 2 · Encoder l'avis
Encodez l'avis comme une facture fournisseur, avec la nature précompte sur la ligne, et comptabilisez-le. Le bouton Refacturer aux locataires apparaît dans l'en-tête.
Étape 3 · Contrôler la répartition
La refacturation créée répartit l'avis selon la clé, découpe entre occupants successifs, laisse la vacance au propriétaire et déduit les provisions appelées depuis l'avis précédent. Un recouvrement de période avec la refacturation précédente est bloquant.
Étape 4 · Valider et facturer
Validez, puis facturez : une facture ou une note de crédit par locataire. Toutes les refacturations se retrouvent dans Immo > Charges > Refacturations directes.
Partie 3 · Les honoraires de gérance
Étape 1 · Créer la règle
Ouvrez Immo > Charges > Honoraires de gérance. Définissez le périmètre (bâtiments, type d'unité, type de bail), la base (loyer facturé, loyer contractuel ou charges réparties), le taux ou le montant fixe, le minimum, la périodicité et la cible : locataire ou propriétaire.
Étape 2 · Exécuter sur une période
Générer des honoraires crée une exécution. Elle calcule bail par bail la base, le taux et le montant, puis se valide et se facture. En cible locataire, l'honoraire rejoint le décompte qui couvre la période ; en cible propriétaire, il devient une facture de la gérance vers la société propriétaire.