Perfil necessário: gestor de encargos.
Parte 1 · O acerto de encargos
Vinte e uma naturezas de encargos são fornecidas prontas a usar, em quatro línguas, com o respetivo caráter recuperável ou não já definido: abra Immo > Configuração > Naturezas de encargos para as consultar antes de qualificar uma fatura. As naturezas já existentes num cliente atual não são duplicadas.
Passo 1 · Qualificar o encargo na fatura do fornecedor
Na linha da fatura do fornecedor, indique a natureza do encargo, o edifício ou o site, a unidade no caso de uma despesa privativa, e o período coberto. As linhas qualificadas encontram-se em Immo > Encargos > Encargos recuperáveis.
Passo 2 · Gerar o acerto
Abra Immo > Encargos > Gerar um acerto, escolha o âmbito (um edifício ou um site inteiro) e o período (ano civil, semestre, trimestre ou período livre). A caixa Calcular imediatamente encadeia a recolha e o cálculo.
Passo 3 · Calcular e controlar o acerto
No acerto, Recolher os encargos reúne os encargos do período, depois Calcular a repartição aplica as chaves, divide cada quota-parte entre os ocupantes sucessivos e deduz as provisões. O cabeçalho compara o total dos encargos com o total repartido (diferença de fecho) e o separador Controlos lista as anomalias. Uma anomalia bloqueante impede a validação.
Passo 4 · Justificar um montante
O separador Detalhe do cálculo mostra, linha a linha, a natureza, a chave, a permilagem, os dias de ocupação, o consumo e a parte devida. Cada linha abre o contrato de arrendamento, a unidade, o inquilino e a fatura produzida.
Passo 5 · Validar e faturar
Validar, depois Faturar, que só aparece depois de o acerto estar validado: é criada uma fatura ou uma nota de crédito por inquilino, consoante o saldo. Acertos dos inquilinos imprime os documentos a entregar, Acerto do senhorio a vista do proprietário.
Passo 6 · Rever as provisões
Abra Immo > Encargos > Provisões. A lista mostra, contrato a contrato e natureza a natureza, o montante, a periodicidade, as provisões faturadas e pagas. Uma tarefa agendada mensal, fornecida inativa, compara após cada acerto faturado os encargos reais com as provisões pedidas: acima de 15 % de diferença, recomenda uma revisão no histórico da provisão.
Parte 2 · Refaturar o imposto predial
Passo 1 · Preparar a natureza do encargo
A natureza «imposto predial» passa a «Refaturação imediata» e tem o seu próprio artigo de pedido de provisão. O edifício tem um diário de encargos.
Passo 2 · Registar o aviso
Registe o aviso como uma fatura de fornecedor, com a natureza imposto predial na linha, e contabilize-o. O botão Refaturar aos inquilinos aparece no cabeçalho.
Passo 3 · Controlar a repartição
A refaturação criada reparte o aviso segundo a chave, divide-o entre os ocupantes sucessivos, deixa a vacância a cargo do proprietário e deduz as provisões pedidas desde o aviso anterior. Uma sobreposição de período com a refaturação anterior é bloqueante.
Passo 4 · Validar e faturar
Valide e depois fature: uma fatura ou uma nota de crédito por inquilino. Todas as refaturações encontram-se em Immo > Encargos > Refaturações diretas.
Parte 3 · Os honorários de gestão
Passo 1 · Criar a regra
Abra Immo > Encargos > Honorários de gestão. Defina o âmbito (edifícios, tipo de unidade, tipo de contrato), a base (renda faturada, renda contratual ou encargos repartidos), a taxa ou o montante fixo, o mínimo, a periodicidade e o destinatário: inquilino ou proprietário.
Passo 2 · Executar sobre um período
Gerar honorários cria uma execução. Esta calcula contrato a contrato a base, a taxa e o montante, e depois é validada e faturada. Com destinatário inquilino, o honorário integra o acerto que cobre o período; com destinatário proprietário, torna-se uma fatura da gestão à empresa proprietária.
Parte 4 · Reservar um encargo às lojas
Passo 1 · Reservar a natureza a um tipo de unidade
Na natureza de encargo, em Immo > Configuração > Naturezas de encargos, o campo Aplica-se a aceita Todas as unidades, Unidades comerciais ou Unidades residenciais. Uma natureza privativa ou por consumos não admite esta escolha: só é válida para uma natureza comum.
Passo 2 · Refaturar e ler a repartição
Registe o aviso do fornecedor como habitualmente e clique em Refaturar aos inquilinos. O cálculo exclui as unidades fora do âmbito da natureza e apresenta, no resultado, a parte excluída pelo regime a par da parte do proprietário e da parte dos inquilinos.
Passo 3 · Ler o controlo do regime
No separador Controlos, uma anomalia não bloqueante assinala quando o regime deixa mais de 50 % do aviso a cargo do proprietário, para detetar uma natureza mal reservada antes de faturar. Uma nota de crédito de fornecedor desencadeia o mesmo alerta que o aviso corrigido.
Passo 4 · Aplicar um regime a um contrato de arrendamento
Um contrato de arrendamento pode impor o seu próprio regime, independentemente do tipo da unidade: na página Provisões e acertos do contrato, o campo Regime de encargos aceita Comercial ou Residencial e prevalece sobre o tipo da unidade. A mesma regra aplica-se ao acerto anual, à refaturação direta e aos honorários de gestão.
Passo 5 · Recalcular
Um novo cálculo retoma o regime definido no contrato: a fração profissional recebe a sua parte, as outras frações mantêm a sua, e o total repartido continua igual ao aviso.
