Prérequis : le module d'entretien TSC Immo et Odoo Maintenance installés. Profil : gestionnaire locatif.
Étape 1 · Voir les installations
Ouvrez Immo > Entretien > Installations. Chaque ligne porte le bâtiment, le type, le prestataire, la référence du contrat, le coût annuel, la périodicité, le prochain entretien et un statut coloré : non planifié, en retard, sous 60 jours, à jour. La liste s'ouvre sur le filtre « Contrat en cours » ; retirez-le pour voir aussi les installations sans contrat. Les filtres « Entretien en retard », « Échéance sous 60 jours » et « Sans entretien planifié » isolent chaque situation.
Étape 2 · Enregistrer un contrat
Créez une installation, choisissez son type (ascenseur, sécurité incendie, chauffage, porte sectionnée, détection gaz, pompe de relevage, ventilation, toiture), rattachez-la au bâtiment et, si besoin, à l'unité. Dans le bloc contrat, renseignez prestataire, référence, coût annuel, périodicité, dates de validité et nature de charge.
Étape 3 · Planifier l'entretien
Cliquez sur Planifier l'entretien : la première intervention préventive est créée, et la récurrence d'Odoo Maintenance crée les suivantes.
Étape 4 · Lire le bâtiment
Sur la fiche bâtiment, l'onglet Entretien affiche les contrats actifs, les entretiens en retard, les échéances sous 60 jours, le coût d'entretien annuel et le nombre d'installations, puis le tableau des installations du bâtiment. Le bouton statistique ouvre exactement les contrats comptés.
Étape 5 · Laisser tourner les rappels
Chaque jour, les statuts sont rafraîchis, une activité est créée pour le gestionnaire du bâtiment à chaque échéance proche ou dépassée, et un e-mail part au prestataire, une fois par échéance.
Étape 6 · Qualifier la facture d'entretien
Sur la facture du prestataire, choisissez le bâtiment : la nature de charge du contrat est proposée, la charge est prête pour le décompte.