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Le décompte de charges multi-clés calculé dans Odoo
C'est le cœur de TSC Immo, et ce que la plupart des gestionnaires traitent encore sur tableur. Le décompte part des factures fournisseurs comptabilisées dans Odoo et se termine par une facture ou une note de crédit par locataire.
Qualifier la charge à l'encodage
Une ligne de facture fournisseur devient une charge récupérable dès l'encodage : nature de charge, bâtiment ou site, unité pour un frais privatif, période couverte. Pour un contrat d'entretien connu, la nature est proposée d'office.
Six mécanismes de répartition
- Prorata temporis d'une charge qui dépasse la période : une prime annuelle ne pèse que sur les mois couverts.
- Multi-clés : chaque nature passe par sa propre clé, le chauffage par la clé chauffage du bâtiment concerné.
- Deux niveaux : les charges d'un site sont réparties entre ses bâtiments, puis entre les unités de chacun.
- Prorata par occupant : la quote-part d'une unité est découpée entre locataire sortant, vacance et locataire entrant. La vacance reste au propriétaire.
- Consommations relevées pour les natures concernées.
- Frais privatifs imputés à 100 % à une seule unité.
Le décompte et son écran de contrôle
Un assistant génère les décomptes par année, semestre ou trimestre. Le décompte collecte les charges, calcule la répartition, déduit les provisions versées au prorata de la période couverte, puis facture. Le total réparti doit égaler les charges collectées. Les anomalies bloquantes, comme une clé qui attribue plus qu'elle ne déclare ou une charge sans nature, empêchent la validation.
Chaque montant se justifie ligne par ligne : nature, clé, quotité, jours d'occupation, consommation, part due. Un décompte contesté se défend en remontant jusqu'à la facture fournisseur d'origine.
Le document remis au locataire
Le décompte locataire présente chaque nature avec le montant total, la clé, la quotité, la part, les jours d'occupation, la consommation et la part due, puis le solde après déduction des provisions. Un décompte global bailleur lit les mêmes charges du point de vue du propriétaire : part récupérée et part restée à sa charge.
Les provisions
Les provisions sont appelées par la facturation récurrente du bail, une ligne par nature si besoin. Seuls les locataires concernés en versent. Une tâche planifiée mensuelle, livrée inactive, compare les provisions appelées aux charges constatées et, au-delà de 15 % d'écart, inscrit une recommandation de révision dans l'historique de la provision.
La refacturation directe du précompte immobilier
Le précompte immobilier n'attend pas la clôture annuelle. Sur la facture fournisseur comptabilisée, le bouton « Refacturer aux locataires » répartit l'avis selon la clé, découpe la quote-part entre occupants successifs, laisse la vacance au propriétaire et déduit les provisions appelées depuis l'avis précédent, chaque appel étant compté une seule fois sur la vie du bail. Une charge refacturée ainsi n'est plus jamais reprise par un décompte périodique.
Les honoraires de gérance
Une règle d'honoraires porte le mandat : périmètre (bâtiments, type d'unité, type de bail), base (loyer facturé, loyer contractuel applicable ou charges réparties), taux ou montant fixe, minimum, périodicité, et à la charge de qui. Côté locataire, l'honoraire devient une ligne de son décompte. Côté propriétaire, il devient une facture de la société de gérance vers la société propriétaire, avec l'analytique du bâtiment.
Propriétaire et gérance dans le même Odoo
La nature de charge dit dans les livres de quelle société la facture est encodée : la gérance, le propriétaire du bâtiment ou une société désignée. Le décompte va chercher ces charges dans les livres de chaque société payeuse. La refacturation intersociétés est disponible en option, fermée par défaut.
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