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o acerto de encargos multichave calculado no Odoo
É o coração do TSC Immo, e aquilo que a maioria dos gestores ainda trata em folha de cálculo. o acerto de encargos parte das faturas de fornecedores contabilizadas no Odoo e termina com uma fatura ou uma nota de crédito por inquilino.
Qualificar o encargo no registo
Uma linha de fatura de fornecedor passa a ser um encargo recuperável logo no registo: natureza do encargo, edifício ou site, unidade para uma despesa privativa, período coberto. Para um contrato de manutenção conhecido, a natureza é proposta automaticamente.
Seis mecanismos de repartição
- Pro rata temporis de um encargo que excede o período: um prémio anual pesa apenas nos meses cobertos.
- Multichave: cada natureza passa pela sua própria chave, o aquecimento pela chave de aquecimento do edifício em causa.
- Dois níveis: os encargos de um site são repartidos pelos seus edifícios e, depois, pelas unidades de cada um.
- Rateio por ocupante: a quota-parte de uma unidade é dividida entre o inquilino que sai, a vacância e o inquilino que entra. A vacância fica a cargo do proprietário.
- Consumos registados para as naturezas em causa.
- Despesas privativas imputadas a 100 % a uma única unidade.
o acerto de encargos e o seu ecrã de controlo
Um assistente gera os acertos de encargos por ano, semestre ou trimestre. o acerto de encargos recolhe os encargos, calcula a repartição, deduz as provisões pagas proporcionalmente ao período coberto e, por fim, fatura. O total repartido deve ser igual aos encargos recolhidos. As anomalias bloqueantes, como uma chave que atribui mais do que declara ou um encargo sem natureza, impedem a validação.
Cada montante justifica-se linha a linha: natureza, chave, permilagem, dias de ocupação, consumo, parte devida. Um acerto de encargos contestado defende-se remontando até à fatura de fornecedor original.
O documento entregue ao inquilino
o acerto de encargos do inquilino apresenta cada natureza com o montante total, a chave, a permilagem, a parte, os dias de ocupação, o consumo e a parte devida, seguida do saldo após dedução das provisões. Um acerto de encargos global do senhorio lê os mesmos encargos do ponto de vista do proprietário: parte recuperada e parte que permanece a seu cargo.
As provisões
As provisões são pedidas através da faturação recorrente do contrato de arrendamento, uma linha por natureza, se necessário. Apenas os inquilinos em causa as pagam. Uma tarefa agendada mensal, fornecida inativa, compara as provisões pedidas com os encargos apurados e, a partir de 15 % de diferença, regista uma recomendação de revisão no histórico da provisão.
A refaturação direta do imposto predial
O imposto predial não espera pelo fecho anual. Na fatura de fornecedor contabilizada, o botão «Refaturar aos inquilinos» reparte a nota de liquidação segundo a chave, divide a quota-parte entre os ocupantes sucessivos, deixa a vacância ao proprietário e deduz as provisões pedidas desde a nota anterior, sendo cada pedido contado uma única vez ao longo da vida do contrato de arrendamento. Um encargo refaturado desta forma nunca mais é retomado por um acerto de encargos periódica.
Os honorários de gestão
Uma regra de honorários acompanha o mandato: perímetro (edifícios, tipo de unidade, tipo de contrato de arrendamento), base (renda faturada, renda contratual aplicável ou encargos repartidos), taxa ou montante fixo, mínimo, periodicidade e a cargo de quem. Do lado do inquilino, o honorário passa a ser uma linha do seu acerto de encargos. Do lado do proprietário, passa a ser uma fatura da empresa de gestão para a empresa proprietária, com a analítica do edifício.
Proprietário e gestão no mesmo Odoo
A natureza do encargo indica, nos livros de qual empresa a fatura é registada: a gestão, o proprietário do edifício ou uma empresa designada. o acerto de encargos vai buscar esses encargos aos livros de cada empresa pagadora. A refaturação entre empresas do grupo está disponível como opção, desativada por predefinição.
Edifícios mistos: reservar um encargo para o comércio
Num edifício que mistura uma loja no rés-do-chão e apartamentos nos pisos superiores, uma natureza de encargo indica de uma vez por todas se visa as unidades comerciais ou residenciais: o imposto predial e certas taxas municipais visam apenas os inquilinos profissionais. O contrato de arrendamento pode também impor o seu próprio regime, independentemente do tipo da unidade. A parte das unidades excluídas reverte para o proprietário, nunca sendo transferida para os outros inquilinos, e um controlo não bloqueante avisa quando mais de 50 % da nota fica a cargo do proprietário.
Ver o TSC Immo nos seus próprios casos
Uma demonstração numa base com dados fictícios e, depois, sobre as suas questões de gestão.
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