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La gestion électronique des documents du patrimoine immobilier
Diagnostics, dossiers des ouvrages exécutés, procès-verbaux de commission de sécurité, rapports de contrôle, plans de masse : le dossier d'un bâtiment compte des centaines de pièces, dont chacune a une version en vigueur, un responsable et parfois une échéance. Le module immo_ged prolonge les documents typés du registre (module immo_base) avec des dossiers, des versions, une validation, un partage et un journal, sans l'application Documents d'Odoo Enterprise.
Dossiers et droits par action
Les dossiers forment une arborescence. Chaque dossier définit les groupes autorisés à consulter, modifier, exporter, valider et supprimer les documents qu'il contient, et ses sous-dossiers en héritent. Une action laissée vide reprend les groupes du dossier parent, et quand aucun dossier ne la restreint, ce sont les profils Immo standard qui s'appliquent : le lecteur consulte et exporte, le gestionnaire modifie, le gestionnaire des charges valide, l'administrateur supprime. Les mêmes cinq droits se règlent par type de document.
Ces droits sont appliqués par des règles d'accès et des contrôles du serveur, et pas seulement par l'interface.
Cycle de vie d'un document
Chaque nouveau fichier déposé conserve les précédents, et chaque version se télécharge telle qu'elle a été déposée. Un utilisateur peut réserver un document : les autres ne peuvent alors ni le modifier ni déposer de nouvelle version tant que la réservation n'est pas levée, et les abonnés du document sont prévenus. Le cycle de vie du document passe de Brouillon à Validé, puis à Obsolète, et chaque étape est inscrite au journal des accès avec son auteur.
Le type de pièce (diagnostic amiante, dossier des ouvrages exécutés, procès-verbal de commission de sécurité, mesure de radon, audit énergétique, contrat d'entretien) précise son périmètre, son dossier par défaut, s'il est obligatoire, sa durée de validité et son délai d'alerte avant expiration.
Partage interne et lien externe
Un document se partage avec des utilisateurs ou des groupes, ou par un lien externe. Le lien externe porte un jeton et une date d'expiration, enregistre chaque accès et se révoque à tout moment. La liste des partages indique le destinataire, la date d'expiration, l'état (actif, expiré, révoqué), le nombre d'accès et l'auteur du partage.
Journal des accès
Chaque consultation, téléchargement, nouvelle version, partage, réservation, validation et suppression est inscrit avec son auteur et sa date. Le journal se lit pour tous les documents ou pour un seul, depuis l'onglet Journal des accès de la fiche du document.
Import en masse
Une archive ZIP ou plusieurs fichiers se déposent d'un coup. Chaque fichier est classé d'après son nom : les codes de site, de bâtiment et de local le placent, les mots-clés des types de document le typent, et une date (2024-03-12 ou 20240312) le date. Un fichier nommé LRG_A_A206_amiante_2024-03-12.pdf est ainsi classé au local A206 du bâtiment A du site LRG, avec le type diagnostic amiante. Le classement se fait sur le nom du fichier, pas sur son contenu. Les fichiers qui ne peuvent pas être classés sans doute sont listés dans le rapport d'import au lieu d'être devinés.
Recherche plein texte et multicritère
La recherche porte sur l'intitulé et sur le contenu des fichiers PDF, Word, Excel et OpenDocument, grâce à l'indexation standard d'Odoo (attachment_indexation). La lecture du contenu des PDF utilise la bibliothèque pdfminer.six, installée sur le serveur. Les mêmes champs de recherche permettent de chercher par dossier, site, bâtiment, espace, équipement, type de pièce, obligation réglementaire, réserve, étiquette ou émetteur. Les documents s'affichent en cartes ou en liste, avec des filtres par dossier, site et type de pièce dans le panneau de gauche.
Un document se rattache à un site, un bâtiment, un espace, un équipement, une obligation réglementaire ou une réserve : depuis une obligation, le bouton Documents ouvre les pièces qui s'y rapportent. Voir la conformité réglementaire.
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