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A gestão documental do património imobiliário
Diagnósticos, processos de obra executada, atas de comissões de segurança, relatórios de controlo, plantas de implantação: o processo de um edifício conta centenas de documentos, cada um com uma versão em vigor, um responsável e, por vezes, um prazo. O módulo immo_ged prolonga os documentos tipificados do registo (módulo immo_base) com pastas, versões, uma validação, uma partilha e um diário, sem a aplicação Documentos do Odoo Enterprise.
Pastas e direitos por ação
As pastas formam uma árvore. Cada pasta define os grupos autorizados a consultar, modificar, exportar, validar e eliminar os documentos que contém, e as suas subpastas herdam essas definições. Uma ação deixada vazia retoma os grupos da pasta pai, e quando nenhuma pasta a restringe, aplicam-se os perfis Immo standard: o leitor consulta e exporta, o gestor modifica, o gestor de encargos valida, o administrador elimina. Os mesmos cinco direitos configuram-se por tipo de documento.
Estes direitos são aplicados por regras de acesso e controlos do servidor, e não apenas pela interface.
Ciclo de vida de um documento
Cada novo ficheiro submetido conserva os anteriores, e cada versão descarrega-se tal como foi submetida. Um utilizador pode reservar um documento: os outros não o podem então modificar nem submeter uma nova versão enquanto a reserva não for levantada, e os seguidores do documento são avisados. O ciclo de vida do documento passa de Rascunho a Validado, depois a Obsoleto, e cada etapa é registada no diário de acessos com o seu autor.
O tipo de documento (diagnóstico de amianto, processo de obra executada, ata de comissão de segurança, medição de radão, auditoria energética, contrato de manutenção) define o seu âmbito, a sua pasta por defeito, se é obrigatório, a sua duração de validade e o seu prazo de alerta antes da expiração.
Partilha interna e ligação externa
Um documento partilha-se com utilizadores ou grupos, ou através de uma ligação externa. A ligação externa tem um token e uma data de expiração, regista cada acesso e pode ser revogada a qualquer momento. A lista das partilhas indica o destinatário, a data de expiração, o estado (ativa, expirada, revogada), o número de acessos e o autor da partilha.
Diário de acessos
Cada consulta, descarregamento, nova versão, partilha, reserva, validação e eliminação é registada com o seu autor e a sua data. O diário lê-se para todos os documentos ou para um só, a partir do separador Diário de acessos da ficha do documento.
Importação em massa
Um arquivo ZIP ou vários ficheiros submetem-se de uma só vez. Cada ficheiro é classificado a partir do seu nome: os códigos de site, de edifício e de divisão colocam-no, as palavras-chave dos tipos de documento tipificam-no, e uma data (2024-03-12 ou 20240312) data-o. Um ficheiro chamado LRG_A_A206_amiante_2024-03-12.pdf é assim classificado na divisão A206 do edifício A do site LRG, com o tipo diagnóstico de amianto. A classificação faz-se pelo nome do ficheiro, não pelo seu conteúdo. Os ficheiros que não podem ser classificados sem dúvida são listados no relatório de importação em vez de serem adivinhados.
Pesquisa em texto integral e multicritério
A pesquisa incide sobre o título e sobre o conteúdo dos ficheiros PDF, Word, Excel e OpenDocument, graças à indexação standard do Odoo (attachment_indexation). A leitura do conteúdo dos PDF utiliza a biblioteca pdfminer.six, instalada no servidor. Os mesmos campos de pesquisa permitem pesquisar por pasta, site, edifício, espaço, equipamento, tipo de documento, obrigação regulamentar, reserva, etiqueta ou emitente. Os documentos apresentam-se em cartões ou em lista, com filtros por pasta, site e tipo de documento no painel da esquerda.
Um documento associa-se a um site, um edifício, um espaço, um equipamento, uma obrigação regulamentar ou uma reserva: a partir de uma obrigação, o botão Documentos abre os documentos que lhe dizem respeito. Ver a conformidade regulamentar.
Ver o TSC Immo nos seus próprios casos
Uma demonstração numa base com dados fictícios e, depois, sobre as suas questões de gestão.
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