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Le référentiel patrimonial qui alimente les loyers et les décomptes
Trois niveaux structurent votre parc. Le site regroupe des bâtiments qui partagent des charges. Le bâtiment porte sa fiche technique, administrative et financière, et ses clés de répartition. L'unité locative (appartement, maison, bureau, commerce, parking, cave, stockage, emplacement vélo) est l'objet que l'on loue, que l'on facture et que l'on analyse.
La fiche bâtiment et ses indicateurs en direct
Chaque bâtiment affiche, calculés à l'ouverture : loyer annualisé, loyer au m² par an, rendement brut, taux d'occupation en nombre d'unités et en surface, unités vacantes, loyer perdu de l'année en cours. Les boutons du haut ouvrent ses unités, ses baux en cours, ses locataires, ses clés, ses compteurs, ses décomptes et sa rentabilité.
Chaque bâtiment reçoit son compte analytique, et chaque unité le sien : toute écriture de loyer ou de charge reste rattachée à l'actif qui l'a générée.
Composer un immeuble en une fois
Créer un immeuble de vingt appartements fiche par fiche prend vingt minutes : c'est le premier écran qu'un prospect voit. L'assistant de composition tient en deux écrans (identité, puis étages, numérotation et garages), montre toutes les unités avant de les créer, et crée le bâtiment, ses règles de numérotation et toutes ses unités en une seule opération. Sur la Résidence Les Tilleuls : trois niveaux de quatre appartements et quatre garages, soit 16 unités et 1 020,00 m² créés d'un coup, chacune avec sa référence propre.
La règle de numérotation reste sur le bâtiment : une unité ajoutée plus tard suit la même règle sans qu'on ait à s'en souvenir. La fiche du bâtiment et celle de chaque unité listent aussi les pièces qu'elles devraient détenir (acte d'achat, PEB, police d'assurance, contrôle électrique) : classée, échue ou manquante, avec un bouton pour l'ajouter.
Le site regroupe les charges partagées
Deux immeubles mitoyens qui partagent une chaudière ou un espace vert forment un site. Les charges du site sont d'abord réparties entre ses bâtiments, puis entre les unités de chacun.
Le propriétaire porté par le bâtiment
Le champ Propriétaire du bâtiment ou de l'unité désigne qui perçoit les loyers quand ils ne reviennent pas à l'agence. Un mandat de gestion s'appuie sur ce propriétaire pour rendre compte à chaque période et lui reverser ce qui lui revient : voir le mandat de gestion.
Publier une annonce depuis le bien
L'unité porte aussi ses critères de diffusion (surface habitable, état du bien, photos ordonnées) et ses annonces vers Immoweb, Zimo ou ImmoProp. L'application dit canal par canal ce qu'il manque avant de publier, traduit les valeurs dans le vocabulaire de chaque plateforme, et retire l'annonce de location d'elle-même à la signature du bail : voir la publication des annonces.
Des clés de répartition explicites
Un bâtiment porte autant de clés que de façons de répartir ses charges : communs, chauffage, ascenseur, eau, parking. Créer une clé commence par choisir sa base parmi six :
| Base | Comment les quotités sont remplies |
|---|---|
| Quotités | Saisies unité par unité, d'après l'acte de base |
| Surface brute | Recopiées depuis la fiche de chaque unité |
| Surface pondérée | Recopiées depuis la fiche de chaque unité |
| Part égale par unité | Une quotité de 1 par unité retenue |
| Consommations relevées | La répartition suit les relevés de compteurs |
| Montant forfaitaire | Un montant saisi par unité |
Retirer une unité dans l'assistant l'exclut réellement de la clé : le commerce du rez-de-chaussée sort de la clé ascenseur, les parkings sortent de la clé nettoyage.
Deux voyants à ne pas confondre
- Clé équilibrée : les quotités attribuées ne dépassent pas le total déclaré.
- Clé bouclée : la totalité du total déclaré est attribuée.
Une clé volontairement non bouclée laisse sa part au propriétaire : la part non attribuée n'est jamais redistribuée sur les locataires. Le kanban des clés rend l'état de chacune lisible d'un coup d'œil, par un pictogramme rouge, vert ou orange.
Des quotités valables entre deux dates
Un parking rendu en cours d'exercice ne réécrit pas l'historique. Un assistant ouvre une nouvelle version de la quotité à sa date d'effet, et un décompte qui couvre la période pondère chaque jour avec la quotité réellement applicable.
Le statut locatif est déduit des occupations
Libre, loué, réservé : le statut de chaque unité est déduit de ses occupations et rafraîchi chaque nuit. Une unité peut aussi être mise hors location ou en travaux.
Réception et garanties du bâtiment
Le bâtiment et chaque unité portent leurs dates de réception provisoire et définitive, et une liste de garanties typées (délai de garantie, garantie décennale, bon fonctionnement, ou un élément précis comme une toiture refaite) dont la fin se calcule seule et reste modifiable. Trois mois avant l'échéance, une liste dédiée les regroupe et une activité est posée chaque nuit au gestionnaire du bâtiment. Voir le guide pas à pas.
Sur la base de démonstration, un immeuble réceptionné le 28/07/2026 porte un délai de garantie jusqu'au 28/07/2027 et une garantie décennale jusqu'au 28/07/2036 ; une garantie de toiture qui prend fin le 26/11/2026 a reçu une seule activité d'alerte, due dans 61 jours.
Les polices d'assurance comparées entre elles
Chaque police d'assurance est enregistrée avec sa portée (sites, immeubles, unités), son contrat (assureur, courtier, dates, reconduction tacite) et ses garanties, chacune avec son plafond, sa franchise et ses exclusions. Un comparateur place deux polices ou plus en colonnes et les garanties en lignes : une garantie absente d'une police s'affiche en rouge, "Non couvert". Soixante jours avant l'échéance d'une police, une activité prévient le gestionnaire.
Le sinistre n'est pas un ticket de maintenance : il porte un assureur, une déclaration, une expertise, une franchise et une indemnité. Depuis le ticket d'un locataire, le bouton Déclarer un sinistre ouvre un sinistre déjà rattaché à l'immeuble, à l'unité, au bail et à la police concernée, avec la franchise de la garantie touchée reprise automatiquement. Voir l'assistance locataires.
Dossier documentaire et ligne du temps
Chaque pièce (acte d'achat, expertise, crédit, police d'assurance, bail, état des lieux, attestation d'entretien) se classe avec son type sur le site, le bâtiment, l'unité, le bail, l'installation ou le locataire qu'elle concerne. Le bouton Pièces de la fiche bâtiment ouvre sa ligne du temps, groupée par année. La fiche d'un locataire a la sienne.
L'échéance se propose d'après la validité du type, douze mois pour une police d'assurance ou une attestation d'entretien, et suit la date de la pièce. Trente jours avant l'échéance, le gestionnaire du bâtiment reçoit une activité dans sa langue. Une pièce plus récente du même type fait taire l'ancienne, et une pièce expirée reste visible au statut Échue. Le classement est une saisie : le contenu des fichiers n'est pas lu automatiquement.
Le contrôle de complétude liste, pour chaque type marqué obligatoire, les bâtiments, les baux en cours et les installations qui n'ont pas leur pièce ou dont la pièce a expiré, avec un bouton qui ouvre la pièce à ajouter. Sur la base de démonstration, il montre 2 bâtiments sans police d'assurance sur 6, 1 état des lieux d'entrée manquant sur 35 baux en cours et 1 attestation d'entretien échue sur 2 chauffages, soit exactement quatre lignes. Une pièce appartient à la société propriétaire de son bâtiment et se lit aussi depuis la société gérante. Voir le guide pas à pas.
Le registre des clés, badges et télécommandes
Un gestionnaire détient des trousseaux, des badges et des télécommandes qui sortent pour une visite, une intervention ou une entrée dans les lieux. Chacun a sa fiche dans Odoo, avec ses exemplaires et son emplacement au bureau (armoire, crochet, tiroir). Le menu Clés et badges montre bâtiment par bâtiment où ils sont : une barre de couleur par état, le nombre d'exemplaires disponibles sur le total et, en rouge, ce qui est en retard.
Chaque sortie est un mouvement daté et signé : l'emprunteur (locataire, prestataire ou collègue), le motif, la date de retour prévue. Sur les données de démonstration, un trousseau de 4 exemplaires dont 1 est sorti pour une intervention affiche 3 sur 4 disponibles et passe en retard à l'échéance. Ces clés sont des objets physiques : elles n'ont rien à voir avec les clés de répartition des charges, décrites plus haut.
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Relance de l'emprunteur, puis alerte au gestionnaire
Chaque nuit, Odoo envoie à l'emprunteur dont l'échéance est dépassée un e-mail dans sa langue, signé du gestionnaire du bâtiment, et le note dans le fil du mouvement. Après le nombre de relances réglé pour la société, 3 par défaut espacées de 7 jours, le gestionnaire reçoit une activité « Clé non rendue », une seule fois. Si l'emprunteur n'a pas d'adresse e-mail, l'activité part dès la première nuit de retard.
Sur les données de démonstration, une télécommande de garage non rendue après trois relances a donné une activité au gestionnaire, sans quatrième e-mail. Repousser l'échéance remet les compteurs à zéro.
Clé perdue à la sortie du locataire
L'onglet Clés du bail liste ce qui a été remis à l'entrée. À la sortie, le gestionnaire reprend chaque clé : une clé rendue repasse disponible, un badge déclaré perdu sort du registre. Sur les données de démonstration, un badge de parking de 6 exemplaires, dont 1 perdu à la sortie d'un locataire, passe à 5 exemplaires et 4 sur 5 disponibles. Si le badge est retrouvé, un bouton le remet dans le registre.
Occupation et vacance, immeuble par immeuble
Le tableau de bord patrimonial range les immeubles par loyers facturés et donne pour chacun le taux d'occupation, la perte due à la vacance, les charges non récupérées et le taux d'encaissement, cette année face à l'année dernière. Un bien jamais loué compte comme vacant sans qu'on ait à saisir sa vacance, et un immeuble acquis en cours d'année ne compte qu'à partir de sa date d'acquisition. Voir le tableau de bord.
Le rapport de visite au dossier du bâtiment
Le rapport PDF d'une visite d'immeuble est rangé dans les documents du bâtiment, avec ses constats, leurs emplacements et leurs photos. Voir Entretien pour la saisie sur téléphone.
Voir TSC Immo sur vos propres cas
Une démonstration sur une base aux données fictives, puis sur vos questions de gestion.
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