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Les installations techniques et leurs contrats d'entretien par bâtiment
Chaudière, ascenseur, détection incendie, toiture : chaque installation technique a son contrat, son prestataire et sa périodicité. TSC Immo les rattache au patrimoine et s'appuie sur le module Maintenance d'Odoo pour les interventions.
Les installations et leurs contrats
Chaque installation est rattachée à un bâtiment, et à une unité si elle est privative. Son contrat d'entretien porte le prestataire, la référence, le coût annuel, la périodicité et les dates de validité. Huit types d'installation sont livrés et se renomment librement.
Un contrat, plusieurs bâtiments
Un contrat d'entretien signé avec un prestataire couvre les installations de plusieurs bâtiments à la fois : les quatre ascenseurs d'un parc sous un seul contrat-cadre, chacun avec sa quote-part du montant annuel. Le gestionnaire planifie un passage par installation à la même date, et un seul courrier part au prestataire pour l'ensemble. Un avenant crée une nouvelle version du contrat ; l'ancienne reste lisible.
Au décompte annuel, les factures attendues du contrat sont contrôlées : si l'une d'elles manque, le décompte du bâtiment concerné reste bloqué jusqu'à sa réception.
Un statut à quatre niveaux
Non planifié, en retard, sous 60 jours, à jour. Le prochain entretien est lu sur les interventions préventives ouvertes. Les filtres livrés redonnent les mêmes chiffres au clic.
Quatre indicateurs sur la fiche bâtiment
Contrats actifs, entretiens en retard, échéances sous 60 jours et coût annuel total : l'onglet Entretien du bâtiment remplace le tableau tenu à part.
Les interventions préventives planifiées
Un clic crée la première intervention préventive, et la récurrence native d'Odoo Maintenance prend le relais.
Les rappels quotidiens
Chaque jour, une tâche planifiée rafraîchit les statuts, amorce les plans manquants, crée une activité au gestionnaire pour chaque entretien en retard ou proche, et écrit au prestataire, une seule fois par échéance et seulement si le contrat est en cours.
La facture d'entretien se qualifie seule
Quand la facture du prestataire arrive, la nature de charge du contrat est proposée sur la ligne : la charge est prête pour le décompte.
Le rattachement passe par le contrat d'entretien : une référence de contrat écrite dans la facture prime, puis l'adresse du site quand le prestataire entretient plusieurs bâtiments. Si un ticket fournisseur est ouvert, la facture est rattachée au bâtiment et à l'installation du ticket et liée à ce ticket. Une facture que les règles ne tranchent pas reste dans la file des factures à vérifier, et n'entre dans le décompte qu'après validation par un gestionnaire. Voir le décompte de charges.
Les achats et les réparations d'installations de l'exercice figurent dans le rapport Rentabilité par bâtiment, sur trois colonnes (achats, réparations et leur somme). Elles recouvrent en partie les charges, une réparation récupérable étant aussi une charge, et ne se déduisent donc pas du résultat.
Inventaire des installations et coût de chaque appareil
Chaque installation porte son prix d'achat, ses réparations facturées et ses tickets. Un seuil de remplacement, réglé par type d'appareil en pourcentage du prix d'achat ou en montant, affiche le bandeau « À remplacer » dès qu'il est franchi. Le remplacement se commande, se reçoit et se facture sur l'unité et le bâtiment ; l'ancien appareil est archivé, son historique reste lisible.
Quand une demande de locataire concerne une installation, l'entreprise sous contrat d'entretien est proposée d'office pour le ticket fournisseur. Voir la chaîne d'intervention.
Sur la base de démonstration, un frigo acheté 540,00 euros a cumulé 300,00 euros de réparations, au-delà du seuil de 50 % fixé à 270,00 euros : il est remplacé par un appareil à 620,00 euros, et l'unité porte 1 460,00 euros de coûts d'installations.
Visites d'immeuble et QR codes
Le gestionnaire saisit sa visite sur son téléphone, dans la web app des intervenants : visite contractuelle, constat de sinistre, suivi ou réception de chantier. Chaque constat porte un titre, une note, une gravité, une pièce, une installation et des photos, et se pointe d'un doigt sur le plan de l'étage.
À la clôture, chaque constat qui le demande crée sa demande d'entretien, ou son ticket dans l'équipe d'assistance du bâtiment, une seule fois. Le rapport PDF, avec les constats, leurs emplacements, leurs suites et les photos, est rangé dans les documents du bâtiment et peut être envoyé au conseil de copropriété ou au propriétaire.
Une étiquette QR est collée sur chaque installation et chaque local : le scan ouvre l'historique daté et le bouton Signaler un problème. Un prestataire n'y voit que ses propres demandes. Les plannings de visites créent la visite et le rappel du gestionnaire 15 jours avant l'échéance, tous les 6 mois par défaut. Voir le guide pas à pas.
Sur la base de démonstration, la visite semestrielle du bâtiment Sciences d'un lycée fictif compte 3 constats dont 2 demandent une suite : elle crée exactement 2 demandes d'entretien. Le bâtiment ne porte qu'une pièce « Rapport de visite », réécrite en version 2, et la prochaine visite tombe le 13/03/2027.
Contrôles réglementaires des installations
Un contrôle légal n'est pas un entretien : il a un organisme, une périodicité, un résultat et un rapport. Les contrôles s'appliquent aux installations (ascenseurs, chauffage, ventilation, portes) et aux logements. Un contrôle non conforme ou avec réserves ouvre une seule action au helpdesk du bâtiment, rapport joint, et le ticket du prestataire part de là, d'un clic. Rien n'est envoyé au prestataire sans geste du gestionnaire.
Le catalogue, les obligations d'un bâtiment et les thématiques par pays sont décrits sur la page Conformité réglementaire.
Voir TSC Immo sur vos propres cas
Une démonstration sur une base aux données fictives, puis sur vos questions de gestion.
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