Profil requis : gestionnaire locatif pour le référentiel, gestionnaire de charges pour les clés (menu Configuration).
Étape 1 · Voir le parc
Ouvrez Immo > Patrimoine > Bâtiments. Le kanban range les bâtiments par affectation (mixte, bureaux, résidentiel). Chaque carte donne l'adresse, l'affectation, le nombre d'unités et, le cas échéant, le site de rattachement. En multi-société, un bâtiment dont la société de gérance diffère de la société propriétaire porte en plus la mention « Gérance déléguée ».
Étape 2 · Lire une fiche bâtiment
Ouvrez un bâtiment, par exemple « Résidence Aurore » dans la démonstration. En tête, les boutons ouvrent les unités locatives, les clés de répartition, les compteurs, les baux en cours, les locataires, les décomptes et les refacturations du bâtiment ; le menu Plus donne accès aux autres, dont l'évolution des loyers et la rentabilité. L'onglet Finance porte la valorisation et le bloc Indicateurs, calculés en direct : loyer annualisé, loyer au m² par an, rendement brut, taux d'occupation (en unités et en surface), unités vacantes et loyer perdu de l'année en cours.
Étape 3 · Regrouper des bâtiments en site
Quand deux immeubles partagent des charges, ouvrez Immo > Patrimoine > Sites / gérances et rattachez-les au même site. La quote-part de chaque bâtiment se règle dans une clé de niveau site (onglet Clés de répartition du site), en quotités ou en montant forfaitaire. Dans la démonstration, « Site Les Deux Chênes » regroupe Les Deux Chênes 43 et 45, et sa clé « Répartition du site » les répartit à 60 et 40.
Étape 4 · Créer une clé de répartition
Ouvrez Immo > Configuration > Nouvelle clé de répartition. L'assistant tient en trois écrans. Périmètre : le niveau (bâtiment vers unités, ou site vers bâtiments), le bâtiment, le nom et le type de clé. Base de répartition : quotités, surface brute, surface pondérée, part égale par unité, consommations relevées ou montant forfaitaire. Génération : les unités du bâtiment sont proposées en étiquettes ; retirez celles qui ne participent pas à cette charge. Pour les bases surface et part égale, le total déclaré et les quotités se calculent seuls.
Étape 5 · Contrôler les clés du bâtiment
Depuis le bâtiment, le bouton Clés de répartition ouvre leur kanban. Chaque carte donne le type de charge, la base, le total déclaré et le total attribué. Le pictogramme dit l'état de la clé : triangle rouge en cas de sur-attribution, coche verte si la clé est bouclée, cercle orange si une part est laissée au propriétaire.
Étape 6 · Lire les quotités d'une clé
Ouvrez une clé. Le bloc Bouclage compare le total déclaré et le total attribué, affiche le non-attribué (part du propriétaire) et l'indicateur « Clé bouclée ». L'onglet Quotités porte, par unité, la quotité, la part en pourcentage, les dates de validité et le motif du changement ; ces trois dernières colonnes se remplissent dès qu'une quotité a été modifiée à une date.
Étape 7 · Modifier une quotité à une date d'effet
Sur la fiche de la clé, cliquez sur Modifier les quotités à une date. Indiquez la date d'effet, le motif et les nouvelles valeurs en regard des quotités actuelles ; les deux totaux se mettent à jour. À la validation par Appliquer, l'ancienne ligne est fermée la veille et la nouvelle s'ouvre à la date. Un décompte qui couvre la période pondérera chaque jour avec la quotité applicable.
Étape 8 · Assurances et sinistres
Depuis un bâtiment, ouvrez la liste de ses polices d'assurance : assureur, immeubles couverts, prochaine échéance et statut. La fiche d'une police porte sa portée, le contrat (assureur, courtier, dates, reconduction tacite), les montants (valeur assurée, prime, franchise) et une ligne par garantie avec plafond, franchise et exclusions.
Le comparateur place deux polices ou plus en colonnes et les garanties en lignes : une garantie absente apparaît en rouge, "Non couvert". Depuis le ticket d'un locataire, le bouton Déclarer un sinistre ouvre un sinistre déjà rattaché à l'immeuble, à l'unité, au bail et à la police, avec la franchise de la garantie concernée reprise automatiquement. Soixante jours avant l'échéance d'une police, une activité prévient le gestionnaire.
Étape 9 · Publier une annonce
Ouvrez l'unité locative, onglet Annonce : renseignez les critères de diffusion (surface habitable, cuisine, salles de bain, orientation, état du bien) et les photos dans leur ordre, chacune avec sa légende. Le bouton Annonces en haut ouvre les annonces déjà créées sur l'unité.
Sur la fiche de l'annonce, ouvrez l'onglet Publications : une ligne par canal visé (Immoweb, Zimo, ImmoProp), et la colonne Critères manquants dit ce qu'il reste à compléter. Le bouton Publier refuse tant qu'un critère manque sur un canal.
Le paramétrage de chaque canal (langues exigées, nombre minimum de photos, critères et correspondances de valeurs) se règle dans Immo > Configuration > Canaux d'annonces. Depuis Immo > Patrimoine > Annonces > Exporter vers la plateforme, choisissez le canal : l'assistant produit le fichier à transmettre. La signature d'un bail sur l'unité retire l'annonce de location d'elle-même ; une publication déjà en ligne passe À retirer jusqu'à ce que la plateforme soit prévenue. L'échange avec les plateformes se fait par fichier, sans connexion directe : voir la présentation complète sur la page Publication des annonces.
Étape 10 · Composer un immeuble
Ouvrez Immo > Patrimoine > Nouveau bâtiment (assistant), ou le bouton Composer un bâtiment de la liste des bâtiments. Le premier écran porte le nom, le code, l'affectation, le propriétaire, le gestionnaire, le site et l'adresse.
Suivant passe à la composition : quatre numérotations au choix (chiffres, lettres, gauche et droite, avant et arrière), un préfixe facultatif, un étage par ligne avec les boutons pour ajouter ou retirer une unité, et un bloc pour ajouter les garages.
Actualiser l'aperçu calcule les unités sans rien créer : chaque ligne se corrige, se déplace ou se supprime avant la création. Un aperçu périmé (composition changée depuis le dernier calcul) bloque la création tant qu'il n'est pas actualisé, avec un message qui dit quoi faire.
Créer le bâtiment ouvre la fiche créée : bâtiment, règles de numérotation et unités portent la même date de création, en une seule opération. Onglet Pièces de la fiche bâtiment ou d'une unité : une ligne par type de pièce attendue (acte d'achat, PEB, police d'assurance, contrôle électrique), son statut (classée, échue, manquante) et un bouton pour l'ajouter.
Une unité louée peut passer En vente depuis le statut forcé sans perdre son bail, son locataire ni son occupation : voir les statuts du bien sur la page Baux. Le filtre Louées la garde dans la liste, avec son badge En vente.
Étape 11 · Régler la réception et les garanties
Ouvrez la fiche d'un bâtiment, onglet Réception et garanties. Saisissez les dates de réception provisoire et définitive, puis ajoutez les garanties : délai de garantie, garantie décennale, bon fonctionnement, ou un élément précis comme une toiture refaite, avec l'entrepreneur. Chaque type fournit sa durée et son point de départ ; la date de fin se calcule seule et reste modifiable. Une date saisie à la main tient face à un changement de réception, et modifier la durée d'un type ne réécrit aucune garantie existante.
La liste Garanties arrivant à échéance montre celles qui tombent dans les trois mois, avec le gestionnaire du bâtiment. Un bâtiment sans gestionnaire n'est pas oublié : il apparaît sous un filtre dédié.
Chaque nuit, une activité est posée au gestionnaire du bâtiment pour chaque garantie qui entre dans cette fenêtre, une seule fois par garantie.
Étape 12 · Ouvrir le dossier d'un bâtiment
Ouvrez Immo > Patrimoine > Bâtiments, puis la fiche d'un bâtiment. Le bouton Pièces, en tête de fiche, compte les pièces classées sur le bâtiment, ses unités, ses baux et ses installations : 10 pour la Résidence Aurore.
Étape 13 · Lire la ligne du temps
Le bouton ouvre la liste des pièces du bâtiment, groupée par année de la pièce, la plus récente en haut : 2026 (1), 2025 (2), 2024 (6), 2019 (1). On y lit la police d'assurance valable jusqu'au 26 juin 2027, l'attestation d'entretien du chauffage, rangée sur le bâtiment et sur l'installation, et un état des lieux d'entrée rangé sur son bail et son locataire. Le bouton Nouveau de cette liste range d'office la pièce sur le bâtiment.
Étape 14 · Classer une pièce
Ouvrez Immo > Patrimoine > Pièces, puis Nouveau. Choisissez le type, puis la date de la pièce : l'échéance se propose d'après la validité du type et suit la date quand vous la corrigez. Une police d'assurance signée le 1er octobre 2025 reçoit l'échéance du 1er octobre 2026. Le site se remplit depuis le bâtiment ; pour une pièce de bail, le bâtiment, l'unité et le locataire se remplissent depuis le bail. La société propriétaire et la société gérante se reprennent du bâtiment.
Étape 15 · Être prévenu avant l'échéance
L'attestation d'entretien du chauffage date du 16 octobre 2025 et son type a douze mois de validité : l'échéance proposée est le 16 octobre 2026. Trente jours avant, la tâche planifiée des échéances de pièces pose au gestionnaire du bâtiment, dans sa langue, une activité « Attestation d'entretien : échéance le 16/10/2026 ». Marquer l'activité faite ne la fait pas renaître ; reporter l'échéance supprime l'ancien rappel et en prépare un nouveau.
Étape 16 · Contrôler la complétude
Ouvrez Immo > Patrimoine > Contrôle de complétude. Une seule liste, calculée à l'ouverture, pour tous les types marqués Obligatoire : chaque bâtiment, bail en cours ou installation qui n'a pas sa pièce (statut Manquante) ou dont la dernière pièce a expiré (statut Échue, avec sa dernière échéance). Ouvrir mène à l'objet concerné et Ajouter une pièce ouvre une pièce déjà rangée dessus, avec le bon type. Sur la base de démonstration, la liste compte quatre lignes : deux polices d'assurance manquantes sur six bâtiments, un état des lieux d'entrée manquant sur 35 baux en cours et une attestation d'entretien échue sur deux chauffages.
Étape 17 · Lire le dossier d'un locataire
Sur la fiche d'un contact, le bouton Pièces ouvre sa propre ligne du temps. Dans la démonstration, une locataire a trois états des lieux d'entrée, un par bail, sur trois unités de deux bâtiments.
Étape 18 · Régler les types de pièces
Ouvrez Immo > Configuration > Types de pièces. Dix types sont livrés : six sur le bâtiment ou l'unité, trois sur le bail, un sur l'installation. Chacun porte son Périmètre, son caractère Obligatoire, sa Validité en mois (0 : aucune échéance proposée) et son délai d'Alerte en jours. Police d'assurance, état des lieux d'entrée et attestation d'entretien sont obligatoires dans le jeu de départ ; cette dernière ne vise que les installations de chauffage, par un filtre que vous pouvez élargir.
Étape 19 · Suivre les clés, badges et télécommandes
Ces clés sont des objets physiques, à ne pas confondre avec les clés de répartition des étapes 4 à 7. Ouvrez Immo > Patrimoine > Clés et badges : une colonne par bâtiment, une barre de couleur par état (vert disponible, orange partiellement sortie, bleu tous sortis, rouge en retard, gris aucun exemplaire).
La fiche d'une clé porte son type (trousseau, badge, télécommande), son identifiant (numéro gravé, étiquette NFC ou QR code), l'unité ou les parties communes, l'emplacement au bureau, le nombre d'exemplaires et un code d'accès temporaire visible du seul gestionnaire. Le bouton Prêter ouvre un mouvement ; l'onglet Mouvements donne l'historique, la ligne en retard ressort en rouge.
Le menu Immo > Patrimoine > Mouvements de clés est filtré par défaut sur les clés sorties. Chaque ligne dit qui a la clé, pourquoi (visite, intervention, entrée ou sortie des lieux) et jusqu'à quand, avec les boutons Rendre et Déclarer perdu.
Chaque nuit, une tâche planifiée relance par e-mail l'emprunteur en retard, puis crée une activité pour le gestionnaire du bâtiment. Réglez-la dans la fiche de la société, onglet Immobilier : l'intervalle entre deux relances (7 jours par défaut) et le nombre de relances avant l'alerte (3 par défaut).
À retenir
- Une quotité ne se réécrit pas : elle se versionne.
- Une clé non bouclée n'est pas une erreur, c'est la part du propriétaire.
- Une clé « consommations relevées » ne pilote rien par elle-même : la répartition suit les relevés de compteurs.
- Le sinistre porte un assureur, une déclaration, une expertise, une franchise et une indemnité : ce n'est pas un ticket de maintenance.
- Une annonce ne se publie que si tous les critères exigés par le canal visé sont remplis.
- L'assistant de composition crée le bâtiment et toutes ses unités en une seule opération ; un aperçu périmé bloque la création tant qu'il n'est pas actualisé.
- Une pièce plus récente du même type fait taire l'ancienne ; une pièce expirée reste visible, au statut Échue.
- Le contrôle de complétude se calcule à l'ouverture, pour les seuls types marqués obligatoires.
- Un trousseau sorti et non rendu à la date prévue déclenche une relance de l'emprunteur, puis une activité pour le gestionnaire.