Le bail géré comme un abonnement Odoo, de la signature au renon
Dans TSC Immo, un bail est un abonnement Odoo Enterprise. Le loyer et la provision de charges sont facturés par le moteur récurrent standard, avec son prorata. TSC Immo y ajoute le vocabulaire et les règles du bail.
La fiche de bail
Le bien loué, la durée, les dates clés (état des lieux, enregistrement, remise des clés), le renon ultime calculé, la garantie locative, la finance du bail et son paramétrage d'indexation. Le loyer affiché exclut volontairement la provision de charges : sans cette séparation, l'indexation porterait aussi sur les charges.
La date de signature, distincte de la date de début, sert aussi à fixer l'indice de départ de l'indexation : voir l'indexation des loyers.
Depuis le bail, les boutons du haut ouvrent ses factures, ses avenants, ses gratuités, ses paliers, ses occupations et ses reconductions, et le menu Plus ses indexations. Les provisions et les décomptes se lisent dans un onglet de la fiche.
Un statut métier lisible
Odoo ferme un abonnement arrivé à sa date de fin, et un abonnement fermé n'est plus facturé. Pour un bail, qui juridiquement se reconduit, c'est une perte de loyers silencieuse. TSC Immo donne à chaque bail l'un de huit statuts métier (projet, en cours, échéance proche, en renon, reconduit, échu sans décision, clôturé avant terme, terminé) et, à chaque échéance, une fiche de reconduction à décider avant la date de renon. Un bail reconduit reste le même enregistrement : ses occupations, ses indexations et ses paliers le suivent.
Un bail commercial 3-6-9 ne se prolonge pas à chaque triennale : sa durée reste celle du contrat, seule la prochaine échéance avance.
Un bien mis en vente sans perdre son bail
Le statut forcé d'une unité propose désormais quatre statuts liés à la commercialisation : à louer, bientôt sur le marché, en vente et vendu. Passer une unité louée en En vente ne touche ni son bail en cours, ni son locataire, ni son occupation : le filtre Louées la garde dans la liste, avec son badge En vente. Une unité en vente ou vendue ne peut plus être réservée.
Le garde-fou de facturation
Chaque jour, un contrôle recense tout bail qui a l'air actif mais que la facturation récurrente ne ramasse plus. L'écran « Baux sans facturation » les liste avec leur motif, et l'alerte se lève d'elle-même dès que la facturation repart.
Paliers et gratuités
- Paliers de loyer : l'augmentation contractuelle connue à la signature, typique des baux de bureaux. Chaque palier s'applique à sa date, peut devenir la nouvelle base d'indexation, et son montant appliqué est figé.
- Gratuités : une période franche sur le loyer, les charges ou les deux, déduite automatiquement de la facturation, même pour un mois offert au sein d'un trimestre facturé.
- Avenants : chaque modification est datée, avec sa valeur avant et après.
- Échéancier d'incitant : sur un bail commercial, un assistant recopie l'échéancier négocié (mois gratuits puis loyers réduits en montée progressive) et affiche le coût total de l'incitant avant de créer toutes les gratuités en une fois. Le loyer du bail reste le loyer contractuel plein : l'indexation continue de porter sur lui.
Le planning d'occupation, unité par unité
Les périodes d'occupation sont déduites des baux, une ligne par unité groupée par bâtiment : occupé, bail en renon, occupation future, vacance, travaux et réservé ont chacun leur couleur. Un clic sur une période ouvre le bail, l'unité ou l'occupant.
Sur une vacance, le popover donne le nombre de jours et le loyer perdu au prorata du loyer de référence. Depuis une unité ou un bâtiment, Planifier des travaux pose une période de travaux ou une réservation sur une ou plusieurs unités à la fois, et elle survit à toute modification des baux. Deux filtres répondent aux questions du quotidien : les baux finissant dans les trois mois, les unités vacantes aujourd'hui.
Clôturer un bail
Vous saisissez la date du renon : l'assistant de clôture propose la date de sortie en appliquant le préavis du bail et calcule au prorata des jours le trop-facturé de la période en cours.
États des lieux et décompte de sortie
L'agent dresse l'état des lieux pièce par pièce sur tablette, à partir d'un modèle par type de logement, avec une photo par élément et les clés remises. Le locataire et l'agent signent au doigt : la signature crée les relevés de compteurs et classe le document au dossier du bail, dans la langue du locataire. Un agenda par agent répartit les visites du pic d'été.
À la sortie, l'état des lieux reprend l'entrée ligne à ligne. Chaque élément endommagé ou manquant est chiffré au barème de vétusté (coût de remplacement, durée de vie, plancher), et l'usure normale n'est jamais imputée. À la clôture du bail, le décompte de sortie réunit le loyer, les charges, les dégâts et la garantie dans un seul document, puis prépare la facture ou la note de crédit.
Pas encore livrés : la saisie hors ligne, la signature à distance et le préremplissage par photo.
Les locataires dans un menu dédié
La confirmation d'un bail pose l'étiquette Locataire sur son titulaire. Le menu Locataires affiche pour chacun ses bâtiments et unités, son loyer mensuel courant, son encours de loyers et de décomptes non lettrés et la date de son dernier paiement. La fiche du locataire porte aussi sa propre ligne du temps documentaire : bail, état des lieux d'entrée et pièces classées à son nom, indépendamment du bâtiment. Voir le dossier documentaire.
Colocation et garanties locatives
Un bail porte tous ses locataires et leurs garants. Le locataire principal est celui à qui le loyer est facturé ; les colocataires solidaires ont leur quote-part et leurs dates d'entrée et de sortie, et chaque garant est rattaché au locataire qu'il garantit.
- Une garantie par personne : compte bloqué au nom du preneur, e-DEPO, garantie bancaire, garantie bancaire via le CPAS, aval bancaire, dépôt chez le propriétaire, espèces ou lettre de caution, chacune avec son montant, sa date, sa référence et son statut.
- Sortie d'un colocataire : un colocataire part seul, remplacé le lendemain si besoin, sans que le bail ni la facturation au locataire principal ne s'arrêtent.
Locations courtes et box de stockage
Un box se loue au mois et la rotation est le métier. L'assistant « Réserver un box » ne propose que les box réellement libres sur la période demandée, et une validation crée le bail, l'occupation et l'abonnement. Le préavis se compte en jours, la reconduction tacite est un bail sans date de fin, et le parc se lit en kanban avec le filtre « Se libère dans moins de 30 jours ». Chaque nuit, les box libérés repassent en « Libre » et le responsable du site reçoit une tâche de relocation.
Les prix de référence se changent par lot, en pourcentage, en montant ou en valeur fixe, avec la trace de l'ancienne valeur sur chaque unité. Aucun bail en cours n'est modifié par ce geste.
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