Le bail géré comme un abonnement Odoo, de la signature au renon
Dans TSC Immo, un bail est un abonnement Odoo Enterprise. Le loyer et la provision de charges sont facturés par le moteur récurrent standard, avec son prorata. TSC Immo y ajoute le vocabulaire et les règles du bail.
La fiche de bail
Le bien loué, la durée, les dates clés (état des lieux, enregistrement, remise des clés), le renon ultime calculé, la garantie locative, la finance du bail et son paramétrage d'indexation. Le loyer affiché exclut volontairement la provision de charges : sans cette séparation, l'indexation porterait aussi sur les charges.
Depuis le bail, les boutons du haut ouvrent ses factures, ses avenants, ses gratuités, ses paliers, ses occupations et ses reconductions, et le menu Plus ses indexations. Les provisions et les décomptes se lisent dans un onglet de la fiche.
Un statut métier lisible
Odoo ferme un abonnement arrivé à sa date de fin, et un abonnement fermé n'est plus facturé. Pour un bail, qui juridiquement se reconduit, c'est une perte de loyers silencieuse. TSC Immo donne à chaque bail l'un de huit statuts métier (projet, en cours, échéance proche, en renon, reconduit, échu sans décision, clôturé avant terme, terminé) et, à chaque échéance, une fiche de reconduction à décider avant la date de renon. Un bail reconduit reste le même enregistrement : ses occupations, ses indexations et ses paliers le suivent.
Un bail commercial 3-6-9 ne se prolonge pas à chaque triennale : sa durée reste celle du contrat, seule la prochaine échéance avance.
Le garde-fou de facturation
Chaque jour, un contrôle recense tout bail qui a l'air actif mais que la facturation récurrente ne ramasse plus. L'écran « Baux sans facturation » les liste avec leur motif, et l'alerte se lève d'elle-même dès que la facturation repart.
Paliers, gratuités et avenants
- Paliers de loyer : l'augmentation contractuelle connue à la signature, typique des baux de bureaux. Chaque palier s'applique à sa date, peut devenir la nouvelle base d'indexation, et son montant appliqué est figé.
- Gratuités : une période franche sur le loyer, les charges ou les deux, déduite automatiquement de la facturation, même pour un mois offert au sein d'un trimestre facturé.
- Avenants : chaque modification est datée, avec sa valeur avant et après.
Occupations et vides locatifs
Les périodes d'occupation sont déduites des baux, et les périodes sans locataire apparaissent comme telles. Un trimestre où un locataire part le 15 février et où l'unité est relouée le 3 mars produit trois périodes distinctes, au jour près : c'est la base du décompte de charges.
Clôturer un bail
Vous saisissez la date du renon : l'assistant de clôture propose la date de sortie en appliquant le préavis du bail et calcule au prorata des jours le trop-facturé de la période en cours.
Les locataires dans un menu dédié
La confirmation d'un bail pose l'étiquette Locataire sur son titulaire. Le menu Locataires affiche pour chacun ses bâtiments et unités, son loyer mensuel courant, son encours de loyers et de décomptes non lettrés et la date de son dernier paiement.
Locations courtes et box de stockage
Un box se loue au mois et la rotation est le métier. L'assistant « Réserver un box » ne propose que les box réellement libres sur la période demandée, et une validation crée le bail, l'occupation et l'abonnement. Le préavis se compte en jours, la reconduction tacite est un bail sans date de fin, et le parc se lit en kanban avec le filtre « Se libère dans moins de 30 jours ». Chaque nuit, les box libérés repassent en « Libre » et le responsable du site reçoit une tâche de relocation.
Les prix de référence se changent par lot, en pourcentage, en montant ou en valeur fixe, avec la trace de l'ancienne valeur sur chaque unité. Aucun bail en cours n'est modifié par ce geste.
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