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Le suivi des obligations réglementaires des bâtiments et des équipements
Un propriétaire de bâtiments recevant du public suit des dizaines de contrôles périodiques : commission de sécurité, installations électriques, gaz, ascenseurs, désenfumage, légionelles, radon, amiante, accessibilité. Le module immo_compliance les rattache aux sites, aux bâtiments, aux espaces et aux équipements du registre, calcule l'état de chaque obligation et alerte les responsables avant l'échéance.
Des thématiques que vous maintenez
Une thématique réglementaire décrit un contrôle : son nom, sa famille, sa périodicité en mois, sa criticité, le délai d'alerte, le document attendu et le niveau auquel elle s'applique (site, bâtiment, espace, équipement), avec un filtre d'applicabilité. La liste est tenue par l'administrateur. Vingt-six thématiques sont livrées d'origine, issues de la réglementation française : visite de la commission de sécurité, système de sécurité incendie, extincteurs, désenfumage, électricité et thermographie, gaz, chaudières, ascenseurs, ventilation, éclairage de sécurité, amiante, plomb, qualité de l'air, légionelles, eau potable, radon, portes automatiques, aires de jeux, paratonnerre et accessibilité. Elles se modifient, se remplacent ou s'enrichissent pour suivre une autre réglementation.
Des obligations générées sans doublon
Une obligation relie une thématique à un objet : le contrôle des portes automatiques du hall du bâtiment A, par exemple. Le bouton Générer les obligations les crée à partir des thématiques applicables, sans jamais en créer deux pour le même couple. Chaque obligation porte sa prochaine échéance, son responsable, son dernier contrôle et son résultat, son score de priorité et un état calculé : conforme, échéance proche, réserves en cours, jamais contrôlé, en retard ou non conforme.
La fiche d'une obligation renvoie à l'objet concerné (bâtiment, espace, équipement), à ses contrôles, ses réserves, ses alertes et la réglementation qui l'impose.
Contrôles et réserves levées avec preuve
Chaque contrôle garde son organisme, son résultat, son rapport et ses réserves. Une réserve a une gravité (mineure, majeure, critique), une échéance de levée, un responsable et un statut. Elle se lève avec sa date et sa preuve, jamais en silence. Les contrôles sont saisis depuis l'obligation (bouton Saisir un contrôle) ou depuis la liste des contrôles, qui se filtre par résultat, par organisme et par site.
Des alertes que vous paramétrez
Un moteur d'alertes applique des règles : l'objet surveillé (échéance d'obligation, réserve à lever, fin de vie d'un équipement, expiration d'un document), le nombre de jours avant l'échéance, la répétition en jours, les destinataires (responsable de l'objet, gestionnaire du bâtiment, utilisateurs, groupes), les canaux (activité Odoo, message interne, e-mail) et le périmètre (sites, bâtiments, thématiques, criticité minimale). Une tâche planifiée quotidienne crée les activités, messages et e-mails, et chaque alerte émise est inscrite dans un historique.
Cinq règles sont livrées : contrôles à échéance sous 60 jours, obligations critiques en retard (envoyées au gestionnaire du bâtiment), réserves à lever sous 15 jours, équipements en fin de vie sous un an, documents qui expirent sous 30 jours. Le bouton Exécuter maintenant lance une règle sans attendre la nuit.
Indicateurs par bâtiment et par site
Le taux de conformité, le nombre d'obligations en retard, les réserves ouvertes et la prochaine échéance se lisent par bâtiment et par site, dans des vues liste, pivot, graphique, calendrier et kanban. Le calendrier des échéances place les contrôles dans le mois. Le troisième tableau de bord prêt à l'emploi du module immo_synthesis reprend ces indicateurs, et le carnet de santé d'un bâtiment imprime ses obligations en retard ou proches et ses réserves ouvertes : voir le patrimoine des propriétaires occupants.
La conformité sur le plan
Quand le module immo_plan est installé, le module immo_plan_compliance ajoute à la visionneuse un thème de couleur : chaque local est coloré selon l'état réglementaire de la pièce et de ses équipements, avec la légende en bas à droite. Un responsable voit d'un coup d'œil, sur le plan d'un étage, où se trouvent les obligations en retard. Voir les plans et les espaces.
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