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O acompanhamento das obrigações regulamentares dos edifícios e dos equipamentos
Um proprietário de edifícios abertos ao público acompanha dezenas de controlos periódicos: comissão de segurança, instalações elétricas, gás, elevadores, desenfumagem, legionela, rádon, amianto, acessibilidade. O módulo immo_compliance associa-os aos sites, aos edifícios, aos espaços e aos equipamentos do registo, calcula o estado de cada obrigação e alerta os responsáveis antes do prazo.
Temas que mantém
Um tema regulamentar descreve um controlo: o seu nome, a sua família, a sua periodicidade em meses, a sua criticidade, o prazo de alerta, o documento esperado e o nível a que se aplica (site, edifício, espaço, equipamento), com um filtro de aplicabilidade. A lista é mantida pelo administrador. Vinte e seis temas são fornecidos de origem, provenientes da regulamentação francesa: visita da comissão de segurança, sistema de segurança contra incêndios, extintores, desenfumagem, eletricidade e termografia, gás, caldeiras, elevadores, ventilação, iluminação de segurança, amianto, chumbo, qualidade do ar, legionela, água potável, rádon, portas automáticas, zonas de jogos, para-raios e acessibilidade. Podem ser alterados, substituídos ou enriquecidos para seguir outra regulamentação.
Obrigações geradas sem duplicados
Uma obrigação liga um tema a um objeto: o controlo das portas automáticas do átrio do edifício A, por exemplo. O botão Gerar as obrigações cria-as a partir dos temas aplicáveis, sem nunca criar duas para o mesmo par. Cada obrigação tem o seu próximo prazo, o seu responsável, o seu último controlo e o respetivo resultado, a sua pontuação de prioridade e um estado calculado: conforme, prazo próximo, reservas em curso, nunca controlado, em atraso ou não conforme.
A ficha de uma obrigação remete para o objeto em causa (edifício, espaço, equipamento), para os seus controlos, as suas reservas, os seus alertas e a regulamentação que a impõe.
Controlos e reservas levantadas com prova
Cada controlo guarda o seu organismo, o seu resultado, o seu relatório e as suas reservas. Uma reserva tem uma gravidade (menor, maior, crítica), um prazo de levantamento, um responsável e um estado. Levanta-se com a sua data e a sua prova, nunca em silêncio. Os controlos são registados a partir da obrigação (botão Registar um controlo) ou a partir da lista de controlos, que se filtra por resultado, por organismo e por site.
Alertas que parametriza
Um motor de alertas aplica regras: o objeto vigiado (prazo de obrigação, reserva a levantar, fim de vida de um equipamento, expiração de um documento), o número de dias antes do prazo, a repetição em dias, os destinatários (responsável do objeto, gestor do edifício, utilizadores, grupos), os canais (atividade Odoo, mensagem interna, e-mail) e o perímetro (sites, edifícios, temas, criticidade mínima). Uma ação agendada diária cria as atividades, mensagens e e-mails, e cada alerta emitido fica registado num histórico.
São fornecidas cinco regras: controlos com prazo em 60 dias, obrigações críticas em atraso (enviadas ao gestor do edifício), reservas a levantar em 15 dias, equipamentos em fim de vida num ano, documentos que expiram em 30 dias. O botão Executar agora lança uma regra sem esperar pela noite.
Indicadores por edifício e por site
A taxa de conformidade, o número de obrigações em atraso, as reservas abertas e o próximo prazo leem-se por edifício e por site, em vistas de lista, pivot, gráfico, calendário e kanban. O calendário dos prazos coloca os controlos no mês. O terceiro painel de controlo pronto a usar do módulo immo_synthesis retoma estes indicadores, e a caderneta técnica de um edifício imprime as suas obrigações em atraso ou próximas e as suas reservas abertas: ver o património dos proprietários ocupantes.
A conformidade na planta
Quando o módulo immo_plan está instalado, o módulo immo_plan_compliance acrescenta ao visualizador de plantas um tema de cor: cada espaço é colorido segundo o estado regulamentar da divisão e dos seus equipamentos, com a legenda em baixo à direita. Um responsável vê num relance, na planta de um piso, onde estão as obrigações em atraso. Ver as plantas e os espaços.
Ver o TSC Immo nos seus próprios casos
Uma demonstração numa base com dados fictícios e, depois, sobre as suas questões de gestão.
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