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As instalações técnicas e os respetivos contratos de manutenção por edifício
Caldeira, elevador, deteção de incêndio, cobertura: cada instalação técnica tem o seu contrato, o seu prestador e a sua periodicidade. O TSC Immo associa-as ao património e recorre ao módulo Manutenção do Odoo para as intervenções.
As instalações e os respetivos contratos
Cada instalação está associada a um edifício e, se for privativa, a uma unidade. O contrato de manutenção indica o prestador, a referência, o custo anual, a periodicidade e as datas de validade. São fornecidos oito tipos de instalação, que podem ser livremente renomeados.
Um contrato, vários edifícios
Um contrato de manutenção assinado com um prestador cobre as instalações de vários edifícios em simultâneo: os quatro elevadores de um parque sob um único contrato-quadro, cada um com a sua quota-parte do montante anual. O gestor planeia uma visita por instalação na mesma data, e segue uma única carta para o prestador para o conjunto. Uma adenda cria uma nova versão do contrato; a anterior permanece legível.
No acerto de encargos anual, as faturas esperadas do contrato são controladas: se alguma estiver em falta, o acerto de encargos do edifício em causa fica bloqueado até à sua receção.
Um estado com quatro níveis
Não planeado, em atraso, a menos de 60 dias, em dia. A próxima manutenção é lida a partir das intervenções preventivas abertas. Os filtros fornecidos apresentam os mesmos números com um clique.
Quatro indicadores na ficha do edifício
Contratos ativos, manutenções em atraso, prazos a menos de 60 dias e custo anual total: o separador Manutenção do edifício substitui a tabela mantida à parte.
As intervenções preventivas planeadas
Um clique cria a primeira intervenção preventiva, e a recorrência nativa do Odoo Manutenção assume a continuação.
Os lembretes diários
Todos os dias, uma tarefa agendada atualiza os estados, inicia os planos em falta, cria uma atividade para o gestor por cada manutenção em atraso ou próxima e escreve ao prestador, uma única vez por prazo e apenas se o contrato estiver em curso.
A fatura de manutenção qualifica-se sozinha
Quando chega a fatura do prestador, a natureza do encargo do contrato é proposta na linha: o encargo fica pronto para o acerto de encargos.
As compras e as reparações de instalações do exercício constam do relatório Rentabilidade por edifício, em três colunas (compras, reparações e respetiva soma). Sobrepõem-se em parte aos encargos, uma vez que uma reparação recuperável é também um encargo, pelo que não se deduzem do resultado.
Inventário das instalações e custo de cada equipamento
Cada instalação tem o seu preço de compra, as reparações faturadas e os respetivos tickets. Um limiar de substituição, definido por tipo de equipamento em percentagem do preço de compra ou em montante, apresenta a faixa «A substituir» assim que é ultrapassado. A substituição é encomendada, recebida e faturada na unidade e no edifício; o equipamento antigo é arquivado e o seu histórico permanece legível.
Quando um pedido de inquilino diz respeito a uma instalação, a empresa com contrato de manutenção é proposta automaticamente para o ticket de fornecedor. Veja a cadeia de intervenção.
Na base de demonstração, um frigorífico comprado por 540,00 euros acumulou 300,00 euros de reparações, acima do limiar de 50 % fixado em 270,00 euros: é substituído por um equipamento de 620,00 euros, e a unidade regista 1 460,00 euros de custos de instalações.
Ver o TSC Immo nos seus próprios casos
Uma demonstração numa base com dados fictícios e, depois, sobre as suas questões de gestão.
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