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O referencial patrimonial que alimenta as rendas e os acertos de encargos
Três níveis estruturam o seu parque. O site agrupa edifícios que partilham encargos. O edifício tem a sua ficha técnica, administrativa e financeira, e as suas chaves de repartição. A unidade arrendável (apartamento, moradia, escritório, loja, estacionamento, cave, arrumos, lugar para bicicletas) é o objeto que se arrenda, que se fatura e que se analisa.
A ficha do edifício e os seus indicadores em direto
Cada edifício apresenta, calculados à abertura: renda anualizada, renda por m² por ano, rendimento bruto, taxa de ocupação em número de unidades e em área, unidades vagas, renda perdida no ano em curso. Os botões do topo abrem as suas unidades, os seus contratos de arrendamento em curso, os seus inquilinos, as suas chaves, os seus contadores, os seus acertos de encargos e a sua rentabilidade.
Cada edifício recebe a sua conta analítica, e cada unidade a sua: todo o lançamento de renda ou de encargos fica associado ao ativo que o gerou.
Compor um edifício de uma só vez
Criar um edifício de vinte apartamentos ficha a ficha demora vinte minutos: é o primeiro ecrã que um potencial cliente vê. O assistente de composição cabe em dois ecrãs (identidade, depois pisos, numeração e garagens), mostra todas as unidades antes de as criar e cria o edifício, as suas regras de numeração e todas as suas unidades numa única operação. Na Résidence Les Tilleuls: três pisos de quatro apartamentos e quatro garagens, ou seja, 16 unidades e 1 020,00 m² criados de uma vez, cada uma com a sua referência própria.
A regra de numeração fica no edifício: uma unidade acrescentada mais tarde segue a mesma regra sem que seja preciso lembrar-se dela. A ficha do edifício e a de cada unidade listam também os documentos que deveriam conter (escritura de compra, certificado energético, apólice de seguro, inspeção elétrica): arquivado, vencido ou em falta, com um botão para o adicionar.
O site agrupa os encargos partilhados
Dois edifícios contíguos que partilham uma caldeira ou um espaço verde formam um site. Os encargos do site são repartidos primeiro entre os seus edifícios e, depois, entre as unidades de cada um.
O proprietário associado ao edifício
O campo Proprietário do edifício ou da unidade designa quem recebe as rendas quando estas não revertem para a agência. Um mandato de gestão apoia-se nesse proprietário para prestar contas em cada período e lhe entregar o que lhe cabe: ver o mandato de gestão.
Publicar um anúncio a partir do imóvel
A unidade tem também os seus critérios de divulgação (área habitável, estado do imóvel, fotografias ordenadas) e os seus anúncios para o Immoweb, o Zimo ou o ImmoProp. A aplicação indica, canal a canal, o que falta antes de publicar, traduz os valores para o vocabulário de cada plataforma e retira o anúncio de arrendamento automaticamente na assinatura do contrato: ver a publicação de anúncios.
Chaves de repartição explícitas
Um edifício tem tantas chaves quantas as formas de repartir os seus encargos: partes comuns, aquecimento, elevador, água, estacionamento. Criar uma chave começa por escolher a sua base entre seis:
| Base | Como são preenchidas as permilagens |
|---|---|
| Permilagens | Introduzidas unidade a unidade, segundo a escritura base |
| Área bruta | Copiadas da ficha de cada unidade |
| Área ponderada | Copiadas da ficha de cada unidade |
| Parte igual por unidade | Uma permilagem de 1 por unidade considerada |
| Consumos medidos | A repartição segue as leituras dos contadores |
| Montante fixo | Um montante introduzido por unidade |
Retirar uma unidade no assistente exclui-a realmente da chave: a loja do rés-do-chão sai da chave do elevador, os estacionamentos saem da chave da limpeza.
Dois indicadores a não confundir
- Chave equilibrada: as permilagens atribuídas não excedem o total declarado.
- Chave fechada: a totalidade do total declarado está atribuída.
Uma chave deliberadamente não fechada deixa a sua parte ao proprietário: a parte não atribuída nunca é redistribuída pelos inquilinos. O kanban das chaves torna legível, de relance, o estado de cada uma, através de um pictograma vermelho, verde ou laranja.
Permilagens válidas entre duas datas
Um estacionamento devolvido a meio do exercício não reescreve o histórico. Um assistente abre uma nova versão da permilagem na sua data de efeito, e um acerto de encargos que abranja o período pondera cada dia com a permilagem realmente aplicável.
O estado locativo é deduzido das ocupações
Livre, arrendado, reservado: o estado de cada unidade é deduzido das suas ocupações e atualizado todas as noites. Uma unidade também pode ser colocada fora de arrendamento ou em obras.
Receção e garantias do edifício
O edifício e cada unidade têm as suas datas de receção provisória e definitiva, e uma lista de garantias tipificadas (prazo de garantia, garantia decenal, bom funcionamento, ou um elemento específico como uma cobertura refeita) cujo fim se calcula automaticamente e continua a poder ser alterado. Três meses antes do vencimento, uma lista dedicada agrupa-as e é criada todas as noites uma atividade para o gestor do edifício. Ver o guia passo a passo.
Na base de demonstração, um edifício rececionado a 28/07/2026 tem um prazo de garantia até 28/07/2027 e uma garantia decenal até 28/07/2036; uma garantia de cobertura que termina a 26/11/2026 recebeu uma única atividade de alerta, com prazo daqui a 61 dias.
As apólices de seguro comparadas entre si
Cada apólice de seguro é registada com o seu âmbito (sites, edifícios, unidades), o seu contrato (seguradora, corretor, datas, renovação tácita) e as suas coberturas, cada uma com o seu limite, a sua franquia e as suas exclusões. Um comparador coloca duas ou mais apólices em colunas e as coberturas em linhas: uma cobertura ausente de uma apólice aparece a vermelho, "Não coberto". Sessenta dias antes do vencimento de uma apólice, uma atividade avisa o gestor.
O sinistro não é um ticket de manutenção: tem uma seguradora, uma participação, uma peritagem, uma franquia e uma indemnização. A partir do ticket de um inquilino, o botão Participar um sinistro abre um sinistro já associado ao edifício, à unidade, ao contrato de arrendamento e à apólice em causa, com a franquia da cobertura abrangida preenchida automaticamente. Ver a assistência a inquilinos.
Dossiê documental e linha cronológica
Cada documento (escritura de compra, peritagem, crédito, apólice de seguro, contrato de arrendamento, auto de vistoria, atestado de manutenção) é arquivado com o seu tipo no site, no edifício, na unidade, no contrato de arrendamento, na instalação ou no inquilino a que diz respeito. O botão Documentos da ficha do edifício abre a sua linha cronológica, agrupada por ano. A ficha de um inquilino tem a sua.
O vencimento é proposto com base na validade do tipo, doze meses para uma apólice de seguro ou um atestado de manutenção, e acompanha a data do documento. Trinta dias antes do vencimento, o gestor do edifício recebe uma atividade no seu idioma. Um documento mais recente do mesmo tipo silencia o anterior, e um documento vencido permanece visível com o estado Vencido. O arquivo é uma introdução manual: o conteúdo dos ficheiros não é lido automaticamente.
O controlo de completude lista, para cada tipo marcado como obrigatório, os edifícios, os contratos de arrendamento em curso e as instalações que não têm o seu documento ou cujo documento expirou, com um botão que abre o documento a adicionar. Na base de demonstração, mostra 2 edifícios sem apólice de seguro em 6, 1 auto de vistoria de entrada em falta em 35 contratos de arrendamento em curso e 1 atestado de manutenção vencido em 2 sistemas de aquecimento, ou seja, exatamente quatro linhas. Um documento pertence à empresa proprietária do seu edifício e também pode ser consultado a partir da empresa de gestão. Ver o guia passo a passo.
Ocupação e vacância, edifício a edifício
O painel patrimonial ordena os edifícios por rendas faturadas e indica, para cada um, a taxa de ocupação, a perda devida à vacância, os encargos não recuperados e a taxa de cobrança, este ano face ao ano passado. Um imóvel nunca arrendado conta como vago sem que seja necessário introduzir a sua vacância, e um edifício adquirido durante o ano só conta a partir da sua data de aquisição. Ver o painel.
Ver o TSC Immo nos seus próprios casos
Uma demonstração numa base com dados fictícios e, depois, sobre as suas questões de gestão.
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