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Um endereço de e-mail por edifício e pedidos associados ao contrato
O módulo de assistência do TSC Immo apoia-se no Odoo Helpdesk (Enterprise). É opcional: instala-se se tratar os pedidos dos seus inquilinos no Odoo.
Uma equipa e um endereço por edifício
A partir da ficha de um edifício, um botão cria a equipa de assistência do edifício, com um endereço de e-mail derivado do código do edifício. O gestor de arrendamentos fá-lo por si próprio, sem direitos de administração do Helpdesk. O endereço é visível na ficha, e a ausência de domínio de e-mail é assinalada.
Tickets associados sem adivinhar
Um ticket que chega à equipa, por e-mail ou introduzido à mão, é associado automaticamente:
- ao edifício, quando a equipa serve apenas um;
- à unidade e ao contrato, quando o remetente é um inquilino conhecido e só um contrato em curso lhe corresponde.
Se dois contratos de arrendamento puderem servir, os campos ficam vazios em vez de preenchidos ao acaso. O ticket abre depois o contrato de arrendamento, a unidade e o edifício com um clique.
O acompanhamento por edifício
O botão Assistência da ficha do edifício conta e abre os tickets a tratar. O histórico lê-se no Helpdesk, agrupado por edifício.
A partir do ticket de um inquilino, o botão Declarar um sinistro abre um sinistro associado ao edifício, à unidade, ao contrato, à apólice de seguro e à franquia da cobertura atingida. Ver seguros e sinistros.
Num ticket, uma faixa indica se as garantias do imóvel estavam vencidas na data da reclamação, sem bloquear o ticket.
O ticket de fornecedor ligado ao ticket do inquilino é descrito mais abaixo, na cadeia de intervenção.
A cadeia de intervenção: um ticket por empresa, ligados ao pedido
Um pedido de inquilino tem duas faces: o inquilino, que é preciso manter informado dentro de um prazo, e a empresa, que é preciso fazer intervir e depois relançar. A partir do ticket do inquilino, o botão Criar um ticket de fornecedor abre um ticket que retoma o edifício, a unidade, a descrição e as fotografias, sem o inquilino. Um mesmo pedido pode mobilizar várias empresas, um ticket cada. Quando o pedido diz respeito a uma instalação, a empresa com contrato de manutenção é proposta por defeito.
O ticket do inquilino tem a data «Informar o cliente o mais tardar em», o ticket de fornecedor a data «Relançar o prestador em». Os dois prazos definem-se na equipa de assistência. Todas as noites, um prazo de cliente ultrapassado cria uma tarefa para o gestor, e um prazo de fornecedor ultrapassado envia um e-mail à empresa a partir do respetivo ticket, visível no histórico. O menu Por prestador lista os tickets de fornecedor abertos, agrupados por empresa, com a respetiva antiguidade e o próximo relançamento.
Na base de demonstração, uma infiltração na fachada mobiliza duas empresas, um empreiteiro para a junta e uma seguradora para o sinistro. O relançamento do empreiteiro, vencido a 23/09/2026, foi enviado uma única vez a 25/09/2026 e a data seguinte passou para 30/09/2026, ou seja, o prazo de cinco dias definido na equipa.
Um cancelamento não é uma reparação: quando todos os tickets de fornecedor estão encerrados, o gestor recebe uma tarefa que cita a etapa atingida por cada um (Resolvido, Cancelado) e decide ele próprio encerrar o pedido. Encerrar o pedido nunca fecha os tickets de fornecedor. A empresa não recebe nem o aviso de receção nem o inquérito de satisfação destinados aos inquilinos. Ver o guia passo a passo.
Ver o TSC Immo nos seus próprios casos
Uma demonstração numa base com dados fictícios e, depois, sobre as suas questões de gestão.
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